Annexe C : Liste de vérification des pratiques exemplaires

Protection de la vie privée et confidentialité

• Respecter entièrement, ou selon les désirs de la personne, le caractère privé et confidentiel de toute information liée à l’identité sexuelle d’une personne trans. Cela inclut tout renseignement indiquant directement ou indirectement que le sexe assigné à la naissance d’une personne ne correspond pas à son identité sexuelle
• Respecter le caractère privé et confidentiel des informations médicales et des antécédents trans d’une personne, et les divulguer uniquement aux personnes qui participent directement à la satisfaction des besoins de cette personne
• Tous les renseignements doivent être confiés exclusivement au personnel désigné (le responsable des ressources humaines, par exemple) et faire l’objet d’un système de classement sécurisé afin d’en protéger le caractère confidentiel.

Documents et dossiers d’identification

• Reconnaître les préférences de la personne trans en matière de nom et de désignation du sexe dans tous les systèmes et documents administratifs (y compris les versions imprimées et électroniques)
• Veiller à démontrer que toute utilisation du nom et sexe « légaux » d’une personne trans est légitime (raisonnable et de bonne foi) dans les circonstances
• Mener des examens des systèmes pour déterminer comment on peut modifier les bases de données électroniques, systèmes de technologie de l’information et autres processus pertinents de façon à reconnaître la préférence de la personne sur le plan du nom et de la désignation du sexe lorsque ses choix ne correspondent pas à l’information dans les documents juridiques.

Collecte de données sur le sexe

• Se demander s’il y a un motif légitime de recueillir de l’information liée au sexe de la personne. Dans l’affirmative, inclure des options autres que les catégories binaires féminin/masculin ou homme/femme[184].
• Dans la mesure du possible, permettre aux personnes de définir elles-mêmes leur sexe ou identité sexuelle[185]. L’option de la case vide, par exemple, est la plus inclusive.
• Respecter le caractère confidentiel de toute information sur le statut transgenre

Code vestimentaire

• Ne pas le fonder sur des stéréotypes sexospécifiques et l’appliquer uniformément à toutes les personnes, quelle que soit leur identité sexuelle ou l’expression de leur identité sexuelle
• S’assurer qu’il favorise l’inclusion des personnes trans et indiquer que quiconque peut porter des vêtements correspondant à son identité sexuelle vécue et à l’expression de cette identité.

Politique sur l’accès aux toilettes et vestiaires

• Reconnaître le droit des personnes trans d’utiliser les installations qui correspondent à leur identité sexuelle vécue
• Communiquer le fait qu’aucune personne trans ne sera tenue d’utiliser des installations séparées en raison des préférences ou des attitudes négatives d’autrui 
• Indiquer clairement que des mesures d’adaptation seront prévues sur une base individuelle, si une personne trans en fait la demande
• Fournir des options en matière de vie privée dont peut se prévaloir quiconque utilise les vestiaires  
• Fournir des renseignements sur l’emplacement de toilettes accessibles et non sexospécifiques.

Directives organisationnelles en matière de transition des personnes trans[186]

• Des directives devraient avoir été mises en place avant qu’un membre du personnel n’amorce de transition. Ces directives procurent une orientation claire aux gestionnaires sur des mesures générales qu’on peut prendre pour aider les employés en transition tout en reconnaissant l’obligation de tenir compte des besoins individuels. Elles font comprendre à tout le monde que les employés en transition bénéficieront du soutien de l’organisation.
• Les lignes directrices devraient comprendre les informations suivantes :
  • nom d’une personne-ressource principale pouvant fournir de l’assistance à la personne en transition
  • ce dont la personne en transition peut s’attendre de la direction de l’organisation
  • attentes de la direction, des autres membres du personnel et des employés en transition lorsqu’il s’agit d’assurer une transition réussie en milieu de travail
  • politiques et pratiques connexes permettant de faciliter le processus de transition et touchant notamment les sujets suivants : usage des toilettes, code vestimentaire, confidentialité et vie privée, reconnaissance du nouveau nom de la personne dans les documents et dossiers, prévention du harcèlement, satisfaction des besoins individuels en matière d’accommodement, formation des membres de la direction, des membres du personnel et des clients.

Plan d’accommodement des besoins individuels en matière de transition sexuelle

• De concert, l’employé, l’employeur et les représentants syndicaux (si l’employé a demandé leur participation) pourraient choisir de créer un plan de transition qui aborde, le cas échéant, les mesures d’adaptation pouvant s’avérer nécessaires en milieu de travail relativement aux mesures prises par l’employé dans le cadre de sa transition.
• La situation variera d’une personne trans à l’autre. Un plan individualisé indiquera clairement quelles seront les mesures à prendre compte tenu des besoins particuliers de la personne.
• Il peut être utile de discuter des dates auxquelles la personne aimerait :
  • qu’on commence à utiliser ses nouveaux nom et pronom pour l’aborder
  • commencer à exprimer son identité sexuelle au moyen de ses vêtements, conformément au code vestimentaire du milieu de travail
  • commencer à utiliser les toilettes et autres installations qui correspondent à son identité sexuelle vécue
  • prendre congé du travail pour suivre tout traitement médical lié à sa transition, le cas échéant.
• ​Le plan devrait aborder les questions suivantes :
  • quand et comment seront mis à jour les dossiers d’emploi, bases de données et documents pertinents pour refléter le nouveau nom et l’identité sexuelle de la personne (p. ex. dossiers administratifs et des ressources humaines, courriel et répertoires téléphoniques, cartes de visites)
  • si, quand et comment les autres employés et clients seront informés du nouveau nom et de l’identité sexuelle de la personne
  • la planification des mesures de prévention du harcèlement – processus simplifié de règlement rapide et efficace de tout cas de harcèlement à l’endroit de la personne en transition
  • le cas échéant, quand et comment sera effectuée la formation des autres employés, des clients et des gestionnaires pour les aider à comprendre le processus de transition
  • comment la direction et le syndicat démontreront leur soutien à l’égard de la personne en transition.