Protocole d'entente entre la Procureure générale de l’Ontario et la Commission ontarienne des droits de la personne

PROTOCOLE D’ENTENTE
entre La Procureure générale de l’Ontario et
La commissaire en chef, Commission ontarienne des droits de la personne,
au nom de la Commission

Préambule

La ministre et la commissaire en chef ont en commun un engagement envers les principes énoncés dans le préambule du Code des droits de la personne de l’Ontario, qui reconnaît l’importance des principes internationaux de droits de la personne pertinents et le besoin d’en tenir compte, et s’entendent sur le fait qu’une Commission ontarienne des droits de la personne puissante et indépendante, capable de s’acquitter de son mandat de façon efficiente et efficace, contribue de manière considérable à la mise à exécution de ces principes. (À titre d’information, l’Annexe I reproduit les parties pertinentes du préambule du Code.) À cette fin, la ministre et la commissaire en chef ont l’objectif commun d’établir une relation permettant l’administration responsable de la Commission et l’exécution du mandat que lui confère la loi d’une manière conforme à l’utilisation efficace et efficiente des ressources publiques et au rôle indépendant que tient la Commission lorsqu’il s’agit de favoriser le respect du Code.

La ministre et la commissaire en chef s’engagent également à assurer l’échange d’information appropriée entre le ministère et la Commission de façon à aider chacun à s’acquitter de son propre rôle relatif au Code.

1.0. Définitions

Dans ce protocole d’entente :

« Code » Le Code des droits de la personne, L.R. O. 1990, chap. H.19, dans sa forme modifiée;

« CGG » Le Conseil de gestion du gouvernement;

« commissaire » Un membre nommé à la Commission par le lieutenant-gouverneur en vertu de l’article 27 du Code;

« commissaire en chef » La commissaire en chef de la Commission ontarienne des droits de la personne désignée par le lieutenant-gouverneur en conseil en vertu de l’article 27 du Code, y compris tout commissaire en chef par intérim désigné de façon temporaire en vertu de l’article 28 du Code;

« Commission » L’organisme constitué par une loi, connu sous le nom de  Commission ontarienne des droits de la personne et composé des membres nommés de la Commission et des fonctionnaires nommés aux termes de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario en vue de l’exécution des obligations et pouvoirs administratifs et opérationnels de la Commission;

« CAJDP » Le Centre d'assistance juridique en matière de droits de la personne;

« DCON » fait référence à la Directive concernant les organismes et les nominations;

« directeur général » le directeur général de la Commission;

« LAIPVP » la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. F.31, dans sa forme modifiée;

« LFPO » La Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa forme modifiée;

« ministère » Le ministère dirigé de temps à autre par le ministre;

« ministre » Le procureur général de l’Ontario ou tout autre ministre à qui le lieutenant-gouverneur en conseil peut ultérieurement confier la responsabilité ministérielle du Code;

« PE » Le protocole d’entente;

« sous-ministre » Le sous-ministre du ministère;

« Tribunal » Le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario.

2. Objet

Ce protocole d’entente vise à :

1. clarifier les relations qu’entretiennent le ministre et la Commission, par l’entremise de sa commissaire en chef, en matière de finances, d’administration, de ressources humaines et de présentation de rapports;
2. clarifier les rôles et les responsabilités du ministre, de la commissaire en chef, du sous-ministre, du directeur général et de la Commission;
3. fixer les attentes liées aux ententes conclues entre la Commission et le ministère sur le plan de l’administration, des finances, de la vérification, des ressources humaines et de la présentation de rapports.

3.  Mandat et autorité de la Commission aux termes de la loi 

1. La Commission tire son autorité juridique du Code.
2. La Loi sur les personnes morales et la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales ne s’appliquent pas à la Commission.
3. La Commission n’a pas de personnalité juridique distincte et ne peut entamer ou faire l’objet de poursuites, ou détenir des biens en son nom propre.
4. La Commission a pour mandat de protéger, de promouvoir et de faire progresser les droits de la personne en Ontario. L’article 29 du Code, dans sa forme modifiée, établit les fonctions de la Commission. À titre d’information, l’Annexe I reproduit les fonctions prescrites pour la Commission dans le Code au moment de l’entrée en vigueur de ce PE.

4. Classification de la Commission 

1. Aux termes de la DCON, la Commission constitue un organisme de réglementation sans conseil d’administration.
2. Les articles 1 et 2 du Règlement de l’Ontario 374/07 désignent la Commission comme un « organisme public » et un « organisme public rattaché à la Commission » en vue de l’application de la LFPO.
3. La Commission est un mandataire de la Couronne du chef de l’Ontario au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne, L.R.O. 1990, chap. C.48, telle que modifiée.

5.  Principes directeurs

Les parties reconnaissent et acceptent les principes suivants.

1. Le système des droits de la personne de l’Ontario est composé de la Commission, du Tribunal et du Centre d’assistance juridique en matière de droits de la personne (CAJDP).
2. Les principes énoncés dans le préambule du Code (et reproduits à titre d’information à l’Annexe I) constituent les fondements du système des droits de la personne de l’Ontario.
3. La Commission exerce ses pouvoirs et exécute ses fonctions d’une manière conforme au mandat que lui confère la loi. La Commission joue un rôle important dans l’élaboration et l’exécution des politiques et des programmes du gouvernement.
4. Les décisions de la Commission en matière de réglementation, d’intervention, d’éducation publique et de politiques doivent être prises et être perçues comme ayant été prises de façon impartiale et indépendante par rapport au gouvernement. Toute ingérence du gouvernement dans le choix ou la conduite de quelconque enquête de la Commission, dans la formulation ou la publication de quelconque de ses politiques ou dans la prise de quelconque de ses décisions aux termes de l’article 14 du Code ou décisions relatives au déclenchement de requêtes auprès du Tribunal ou d’autres instances juridiques, ou à la participation à de telles requêtes, nuirait à la capacité de la Commission de mener des activités indépendantes et impartiales, et ne serait pas appropriée.  
5. Pour s’acquitter de son mandat aux termes de la loi, la Commission pourrait adopter des positions qui critiquent ouvertement ou remettent en question la loi et les politiques, positions et (ou) pratiques actuelles du gouvernement.
6. Le procureur général est le gardien de l’intérêt public en ce qui a trait à la règle de droit et à l’administration de la justice. La loi lui confère l’obligation de veiller à ce que l’administration des affaires publiques soit conforme à la loi et d’assurer l’intendance de toutes les questions relatives à l’administration de la justice en Ontario.  
7. Le procureur général et la commissaire en chef auront entre eux des consultations sérieuses et de bonne foi à propos des questions que l’un ou l’autre pourrait raisonnablement juger d’importance pour les deux.
8. La responsabilisation est un principe fondamental devant être respecté dans le cadre de la gestion et de l’administration de la Commission.
9. La Commission se comportera d’une manière conforme aux principes de gestion du gouvernement de l’Ontario. Cela inclut: le maintien d’une conduite éthique; une utilisation des ressources publiques qui est prudente, efficiente et conforme à la loi; l’équité; la prestation de services de haute qualité aux membres du public, l’ouverture et la transparence dans les limites prescrites par la loi.
10. La Commission mènera ses activités et fonctions administratives d’une manière conforme à toutes les politiques gouvernementales pertinentes et à tous les principes de comptabilité et de gestion généralement reconnus.
11. Le ministère et la Commission éviteront la duplication des services dans la mesure du possible.

6.  Interprétation

Ce PE doit être interprété et appliqué d’une manière conforme à ses principes directeurs, au Code et à tous les principes internationaux de droits de la personne et règlements pertinents qui orientent l’établissement et la protection d’institutions nationales efficaces de protection et de promotion des droits de la personne et assurent leur indépendance et le pluralisme de leurs membres. Ce PE ne modifie, ne restreint ou n’entrave pas de quelque manière les responsabilités que la loi confère à l’une ou l’autre de ses parties. En cas de conflit entre ce PE et une loi (y compris le Code) ou un règlement quelconque, cette loi ou ce règlement a préséance en ce qui touche ce conflit. En situation de conflit, le paragraphe 47(2) accorde la primauté présomptive au Code avant toute autre loi.

7. Durée, examen et modification

1. Ce protocole d’entente entre en vigueur le jour de sa signature par les deux parties. Conformément aux exigences de la DCON, la signature de la  commissaire en chef précédera celle du ministre. Le PE expire cinq ans après la date de son entrée en vigueur à moins d’être remplacé plus tôt par un nouveau PE, mais restera en vigueur de façon strictement temporaire jusqu’à ce qu’un nouveau PE ne le remplace.
2. Le ministre ou la commissaire en chef peut entreprendre un examen du présent PE en tout temps, en en faisant part, par écrit, à l’autre partie.
3. Dans tous les cas, le ministre et la commissaire en chef entreprendront un examen complet de ce PE, et y collaboreront, à la première des deux dates suivantes : 
1. dans les trente jours suivant la date d’entrée en vigueur de toute modification importante au mandat, à l’autorité ou à la structure de gouvernance que la loi confère à la Commission, autre que celles dont l’entrée en vigueur est déjà prévue pour le 1^er janvier 2009;
2. la date où le lieutenant-gouverneur en conseil confère au ministre d’un différent ministère la responsabilité ministérielle du Code, à moins que ce ministre et la commissaire en chef acceptent par lettre de maintenir en vigueur le présent PE sans mener d’examen ou y apporter de modifications;  
3. quatre ans suivant l’entrée en vigueur de ce PE.
4. Le ministre et la commissaire en chef peuvent, en tout temps et par entente mutuelle à la suite de l’examen de ce PE, y apporter des révisions ou des modifications sans en changer la date ordinaire d’expiration, ou le remplacer par un nouveau PE.

8.  Examens périodiques

1. Le Code exige que le ministre nomme une personne chargée de procéder à un examen de la mise en œuvre et de l’efficacité des changements découlant de l’édiction des modifications de 2006 au Code trois ans après la date d’entrée en vigueur de ces modifications. L’examen mené par cette personne peut porter sur tout aspect du système des droits de la personne touché par les modifications, y compris le mandat, les pouvoirs, la structure de gouvernance et (ou) les activités de la Commission.
2. De plus, le ministre ou le CT/CGG peut exiger la tenue d’examens périodiques de la Commission; les directives du Conseil du Trésor/Conseil de gestion du gouvernement exigent la tenue d’un tel examen de chaque organisme classifié tous les cinq ans. Au cours d’un tel examen, le ministre et la commissaire en chef sont tenus de se consulter, le cas échéant.
3. La commissaire en chef et le directeur général collaboreront à un tel examen.

9.  Obligation redditionnelle

9.1 Ministre

1. Le ministre est responsable du Code devant l’Assemblée législative. Le ministre rendra compte au Conseil des ministres du respect par la Commission de son autorité législative et des politiques gouvernementales pertinentes et appropriées.
2. Le ministre répondra aux questions sur la Commission émanant du Conseil des ministres, de ses comités et de l’Assemblée législative.

9.2 Commissaire en chef

1. La commissaire en chef s’assurera que :
1. le président de l’Assemblée législative reçoive le rapport annuel de la Commission couvrant un exercice au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant; 
2. le ministre reçoive un exemplaire du rapport annuel au moins trente (30) jours avant sa présentation au président et se présentera devant les comités de l’Assemblée législative, lorsqu’on l’invite ou le lui permet, pour répondre aux questions sur les affaires de la Commission.
2. La commissaire en chef rendra compte au ministre du rendement administratif et financier de la Commission, de l’exécution des rôles confiés à la commissaire en chef par ce PE, les directives applicables du CT/CGG et du ministère des Finances et le plan d’activités annuel approuvé de la Commission, et de la conformité des activités de la Commission à la loi et au mandat qu’elle lui confère.

9.3 La Commission

1. La Commission rendra compte à la population ontarienne de ses activités et de la situation des droits de la personne en Ontario par l’entremise du dépôt de rapports.
2. La Commission est responsable annuellement devant l’Assemblée législative des activités qu’elles mènent et de la manière dont elle les mène.
3. La Commission reconnaît qu’elle est responsable de traiter des questions financières et administratives liées au respect de ce PE, des directives du CT/CGG et du ministère des Finances et de son plan d’activités approuvé, et de façon plus générale de veiller à ce que sa conduite reflète et respecte la loi, et remplisse le mandat qu’elle lui confère, et que cela signifie qu’elle rend des comptes à l’Assemblée législative par l’entremise de rapports annuels et au ministre par l’entremise de rapports sur les questions financières et administratives.

9.4  Sous-ministre

Le sous-ministre rendra compte au ministre de l’efficacité avec laquelle le ministère assure un soutien administratif à la Commission en vue de la satisfaction de son mandat et de l’exécution des rôles et responsabilités que lui confèrent le ministre, les directives applicables du CT/CGG et du ministère des Finances, de même que le présent PE.

9.5 Directeur général

1. Le directeur général rendra compte des fonctions de la Commission à la Commission, par l’entremise de la commissaire en chef, et des questions financières et administratives au sous-procureur général.
2. Le directeur général travaillera sous la direction de la commissaire en chef pour mettre en application des politiques et des décisions opérationnelles, et rendra compte à la commissaire en chef du rendement des employés de la Commission  au moins tous les 90 jours.

9.6  Personnel de la Commission

Les membres du personnel de la Commission relèvent du directeur général auquel ils rendront compte de leur rendement.

10.  Conflits d'intérêt

La commissaire en chef a la responsabilité de veiller à ce que les membres du personnel de la Commission et personnes qui y sont nommées soient informés des règles relatives aux conflits d’intérêts qui régissent la Commission, y compris les règles relatives aux activités politiques.

11. Rôles et responsabilités

11.1 Ministre

Le ministre s’acquittera des responsabilités suivantes :

1. surveiller les activités de la Commission en rapport avec son mandat, par l’entremise de la commissaire en chef;
2. répondre aux questions sur la Commission émanant du Conseil des ministres et de ses comités, et devant l’Assemblée législative;
3. rendre compte au Conseil des ministres du rendement de la Commission et de son respect des politiques et orientations stratégiques du gouvernement, et répondre aux questions connexes;
4. recevoir et revoir une copie du rapport annuel de la Commission avant que la Commission ne le dépose devant l’Assemblée législative;
5. rencontrer la commissaire en chef, au besoin, pour être informé des affaires de la Commission, y compris les questions de budget, d’objectifs, de plans, de résultats et d’activités générales d’éducation publique et d’élaboration de politiques;
6. rencontrer les commissaires au moins une fois par année;
7. déterminer le besoin d’effectuer tout examen ou toute recommandation au CT/CGG à propos du statut ou du mandat de la Commission, ou toute modification aux ententes conclues qui sont requises pour aider à remplir le mandat que la loi confère actuellement à la Commission;
8. après avoir consulté la commissaire en chef, recommander au CT/CGG les pouvoirs à accorder à la Commission lorsqu’il est proposé d’apporter un changement à son mandat;
9. rencontrer la commissaire en chef ou les commissaires pour discuter de mesures correctives à apporter, pour en proposer ou en recommander, ou pour aborder les questions graves d’intérêt public qui, selon lui, pourraient être soulevées relativement aux activités de la Commission;
10. veiller, par l’entremise du sous-ministre, à ce que la Commission mène ses activités de façon efficiente et efficace conformément aux directives et lignes directrices du CT/CGG;
11. informer la commissaire en chef de toute préférence que pourrait avoir le gouvernement relativement à la Commission ou à son mandat;  
12. conseiller la Commission par l’entremise de la commissaire en chef, le cas échéant, des initiatives d’éducation publique ou de communication du gouvernement de l’Ontario en lien avec les responsabilités de la Commission;
13. consulter, dès que cela est possible, la commissaire en chef (et d’autres) lorsque le gouvernement envisage d’apporter des modifications aux lois et règlements qui ont une incidence sur le Code des droits de la personne de l’Ontario et, au besoin, lorsqu’il adopte de nouvelles orientations importantes et pertinentes;
14. surveiller l’élaboration des politiques gouvernementales pour assurer leur conformité au Code;
15. élaborer conjointement avec la commissaire en chef des PE à l’intention de la Commission, et les signer pour exécuter leur entrée en vigueur;
16. recommander au CT/CGG les fonds provinciaux à octroyer à la Commission;
17. diriger des examens périodiques de la Commission conformément à la partie 8 de ce PE et formuler des recommandations subséquentes au CT/CGG;
18. recommander au CT/CGG d’approuver ce PE après que les parties se sont entendues sur son contenu mais avant qu’elles ne le signent;
19. passer en revue et prendre en considération les conseils de la commissaire en chef à propos des nominations à la Commission à effectuer ou à reconduire.

11.2 Commissaire en chef

La commissaire en chef s’acquittera des responsabilités suivantes :

1. se tenir informée des enjeux et des tendances en matière de droits de la personne, à l’échelle nationale et internationale s’il y a lieu, ainsi que des activités, du rendement et des dépenses de la Commission afin de pouvoir prodiguer des conseils et formuler des recommandations au ministre;
2. présenter le rapport annuel de la Commission au président de l’Assemblée législative conformément au paragraphe 31.6(2) du Code, ainsi qu’au ministre, au moins trente (30) jours avant de le présenter au président de l’Assemblée, conformément au paragraphe 31.6(3) du Code;
3. tenir le ministre informé des affaires de la Commission et des questions ou des faits qui sont susceptibles de le concerner dans le cadre de l’exercice de ses responsabilités;
4. fournir au ministre l’information sur la gestion administrative de la Commission dont il pourrait avoir besoin pour ses rapports au Conseil des ministres, à l’Assemblée législative et à ses comités, et pour l’élaboration et l’examen de politiques et programmes gouvernementaux, et de mesures d’administration gouvernementale;
5. rencontrer le ministre pour discuter de mesures correctives possibles si la Commission est d’avis que des questions graves d’intérêt public ont été soulevées relativement au respect du Code par le gouvernement;
6. assister aux rencontres des comités de l’Assemblée législative lorsqu’on l’invite ou le lui permet et (ou) faire des présentations devant ces comités à propos de questions ayant une incidence sur les activités de la Commission;
7. veiller à ce que la Commission mènent ses affaires en conformité avec le  Code;
8. assumer le rôle de direction de la Commission;
9. présider les rencontres des commissaires;
10. élaborer des mesures de rendement et des cibles pour la Commission;
11. surveiller le rendement de la Commission pour assurer la mise en œuvre des objectifs et de la vision à long terme de la Commission;
12. diriger l’exécution de mesures correctives, au besoin, touchant les activités de la Commission et l’exécution de ses fonctions;
13. examiner et approuver le plan d’activités, le budget proposé, le rapport annuel et les rapports financiers de la Commission, et les transmettre au ministre en respectant les délais précisés dans les directives du CT/CGG et du ministère des Finances, ainsi que dans le présent PE;
14. veiller à ce que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté;
15. fournir en temps opportun au ministre et au ministre des Finances des copies de chaque rapport de vérification, accompagné des réponses de la Commission à chacun de ces rapports et à toute recommandation qui y figure;
16. informer chaque année le ministre de toute recommandation issue d’une vérification n’ayant pas encore été mise en œuvre;
17. veiller à ce que les commissaires soient informés des responsabilités que leur confère la LFPO en matière de respect de l’éthique (partie III [D1] de la LFPO) et des activités politiques (partie IV [D2] de la LFPO);
18. consigner tous les conflits d’intérêts déclarés ou apparents et informer le ministre et le commissaire aux conflits d’intérêts de la situation dans les plus brefs délais;
19. embaucher le directeur général, en consultation avec le sous-ministre;
20. par l’entremise du directeur général, veiller à ce que :
1. l’on mette en place des systèmes de gestion appropriés (des finances, des technologies de l’information et des ressources humaines) en vue d’administrer efficacement la Commission;
2. la Commission remplisse son mandat et mène ses activités en respectant son allocation budgétaire approuvée;
3. des mesures de rendement et des cibles soient élaborées pour la Commission;
4. l’on établisse un cadre approprié d’orientation et de formation des commissaires et du personnel;
5. les commissaires et le personnel connaissent et respectent les directives du CT/CGG et du ministère des Finances;
6. la Commission ait en place un processus permettant de répondre en temps opportun aux demandes des médias et de résoudre rapidement les plaintes et autres préoccupations soulevées par les membres du public au sujet des activités de la Commission;
7. des règles relatives aux conflits d’intérêts soient approuvées par le commissaire aux conflits d’intérêts et mises en place pour le personnel de la Commission;
8. les politiques de la Commission soient rendues publiques;
21. mener des communications publiques efficaces en tant que porte-parole en chef de la Commission;
22. assurer sa coopération à tout examen périodique mené conformément à la partie  8 de ce PE;
23. garder le ministre informé des nominations qui seront à effectuer à la Commission et formuler des recommandations à propos des nominations à effectuer ou reconduire;
24. revoir et approuver les demandes d’allocation quotidienne et de remboursement des dépenses des commissaires;
25. veiller à ce que l’entente de rendement du directeur général soit en place et qu’elle énonce les responsabilités et obligations redditionnelles du directeur général, ainsi que les normes à respecter au moment de s’en acquitter;  
26. en consultation avec le sous-ministre
1. élaborer les critères en vue de l’évaluation du rendement du directeur général;
2. évaluer le rendement du directeur général à la lumière de ces critères;  
27. communiquer les politiques et orientations stratégiques de la Commission au directeur général;
28. surveiller le rendement de la Commission pour assurer sa conduite  éthique, sa responsabilisation, l’excellence en matière de gestion, une utilisation prudente des ressources publiques, un bon rapport qualité-prix, l’ouverture et la transparence;
29. collaborer avec le ministre pour minimiser la duplication des services;
30. informer rapidement le ministre de tout plan ou de toute initiative qui pourrait avoir une incidence matérielle sur les politiques gouvernementales, et tenter de le consulter à l’avance à propos de ces plans et initiatives, à moins que le fait de l’en informer ou de le consulter ne nuise au mandat, à l’indépendance ou à la capacité de fonctionner de la Commission.

11.3    Les commissaires

Les commissaires s’acquitteront  des responsabilités suivantes :

1. veiller à ce que la Commission remplisse les fonctions que lui confère l’article 29 du Code;
2. assumer les responsabilités que leur confère la LFPO en matière de respect de l’éthique (partie III de la LFPO) et d’activités politiques (partie IV de la LFPO);
3. consulter le cas échéant les intervenants et parties concernées au sujet des buts, des objectifs, des orientations stratégiques, des règles et des procédures de la Commission.

Les commissaires sont également responsables, à titre individuel, d’assumer les responsabilités que la commissaire en chef pourrait leur déléguer conformément au paragraphe 27(12) du Code, sous réserve des conditions que la commissaire en chef pourrait préciser.

11.4  Sous-ministre

Le sous-ministre s’acquittera des responsabilités suivantes :

1. assurer le fonctionnement du ministère, y compris la mise à exécution de ses politiques en matière de ressources humaines et politiques organisationnelles, dont celles qui touchent l’accès à l’information et l’égalité des chances;
2. fournir, en consultation avec le directeur général, un cadre d’évaluation permettant de déterminer si la Commission remplit son mandat, et aider le ministre à mener cette évaluation;
3. conseiller le ministre à propos des exigences de la DCON et des autres directives qui s’appliquent à la Commission;
4. conseiller le ministre à propos du fonctionnement de la Commission et de toute proposition qui pourrait avoir une incidence sur son statut;
5. établir un cadre d’examen et d’évaluation des plans d’activités et autres rapports de la Commission;
6. conseiller le ministre à propos des documents que la Commission soumet au ministre à des fins d’examen et d’approbation, ou des deux;
7. entreprendre tout examen de la Commission que lui indique le ministre ou le CT/CGG, conformément à la partie 8 de ce PE, et coopérer à cet examen;
8. surveiller la Commission à la demande du ministre tout en respectant l’indépendance et l’autorité de la Commission; quand la situation l’exige, cerner les occasions de prendre des mesures correctives et recommander au ministre des façons de résoudre les problèmes;  
9. négocier une ébauche de PE avec la commissaire en chef lorsque le lui indique le ministre;
10. consulter la commissaire en chef, au besoin, à propos de questions d’importance mutuelle, y compris : le Code; les directives du CT/CGG; les politiques du ministère; les services que fournit le ministère;
11. rencontrer la commissaire en chef au besoin ou selon les indications du ministère;
12. prendre les mesures requises pour assurer le soutien administratif, financer et autre de la Commission que prescrit ce PE;
13. rencontrer le directeur général à intervalles réguliers en vue de discuter des questions d’importance à la fois pour la Commission et le ministère;
14. recevoir de l’information du directeur général et lui transmettre de l’information sur les questions et situations émergentes qui concernent ou dont on pourrait raisonnablement penser qu’elles concernent la Commission, le ministre ou le sous-ministre dans l’exercice de leurs responsabilités;
15. consulter la commissaire en chef à propos de l’évaluation du rendement du directeur général et, conformément au paragraphe 11.2.s, à propos du recrutement et du choix d’un directeur général.

11.5  Directeur général

En plus d’être responsable du respect de l’éthique à la Commission, en application de la LFPO, le directeur général s’acquittera des responsabilités suivantes :

1. établir, en consultation avec la commissaire en chef, des mesures de rendement et des cibles à l’intention de la Commission, ainsi qu’un système d’évaluation du rendement pour le personnel de la Commission;
2. prendre des mesures pour la tenue de vérifications;
3. gérer les activités quotidiennes de la Commission en conformité avec le Code, les directives du CT/CGG, de la Commission de la fonction publique et du ministère des Finances, ainsi que les pratiques financières et d’affaires généralement reconnues et ce PE;
4. mettre en application des politiques afin que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté;
5. établir et mettre en application un cadre de gestion financière pour la Commission;
6. établir des systèmes garantissant que la Commission mène efficacement ses activités, en conformité avec son plan d’activités approuvé;
7. veiller à ce que la Commission ait un cadre de gestion des risques et une stratégie d’atténuation des risques appropriés pour offrir une garantie suffisante de l’atteinte des objectifs fixés en matière de prestation de programmes et de services;
8. appuyer les efforts déployés par la commissaire en chef et les autres commissaires en vue de s’acquitter de leurs responsabilités, y compris en matière d’orientation et de formation; 
9. effectuer en cours d’exercice la surveillance du rendement opérationnel de la Commission et en faire rapport à la commissaire en chef;
10. conseiller la commissaire en chef et les commissaires à propos du respect, par la Commission, du Code, des directives du CT/CGG et du ministère des Finances, ainsi que des politiques et procédures du ministère;
11. obtenir le soutien et les conseils du ministère, au besoin, relativement aux questions de gestion quotidienne;
12. consulter le sous-ministre, au besoin, à propos des questions d’importance mutuelle, y compris les services fournis par le ministère, les directives du CT/CGG et du ministère des Finances, et les politiques du ministère;
13. assurer sa coopération à tout examen périodique mené conformément à la partie 8 de ce PE;
14. établir un système de conservation des documents officiels de la Commission, qui veille à ce que ces documents soient rendus publics au besoin;
15. recevoir de l’information du sous-ministre à propos de questions et de situations émergentes qui concernent ou dont on pourrait raisonnablement penser qu’elles concernent la commissaire en chef et le directeur général dans l’exercice de leurs responsabilités;
16. garder la commissaire en chef et le sous-ministre informés des questions opérationnelles;
17. préparer les rapports annuels et plans d’activités de la Commission, de la façon indiquée par la commissaire en chef;
18. veiller à ce que la Commission remplisse son mandat et mène ses activités en respectant son budget approuvé;
19. préparer les rapports financiers de la Commission;
20. atteindre les objectifs de rendement approuvés par la commissaire en chef et le sous-ministre;
21. veiller à ce que le personnel de la Commission respecte la Charte canadienne des droits et libertés, ainsi que l’ensemble des lois, ordonnances et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux applicables, y compris mais sans s’y limiter le Code, la Loi sur l’administration financière, la LAIPVP, la Loi sur les services en français, la Loi sur l’équité salariale, la LFPO et la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario;
22. veiller à ce que la Commission ait en place un processus permettant de répondre en temps opportun aux demandes des médias et de résoudre rapidement les plaintes et autres préoccupations soulevées par les membres du public au sujet des activités de la Commission;
23. veiller à ce que les politiques envisagées par la Commission conformément à l’article 30 du Code soient rendues publiques.

12.  Exigences en matière de profuction de rapports

12.1 Plan d’activités

1. La commissaire en chef veillera à ce que le ministre reçoive les plans d’activités annuels de la Commission dans les délais prévus par le ministre conformément au cycle annuel de financement du ministère.
2. La Commissaire en chef veillera à ce que le plan d’activités annuel de la Commissionsatisfasse aux exigences de la DCON.
3. Tous les plans d’activités doivent être approuvés par le ministre. Le ministre passera en revue le plan d’activités annuel de la Commission et informera rapidement la commissaire en chef de son accord ou désaccord avec les orientations proposées par la Commission et de toutes autres réserves qu’il pourrait avoir par rapport au plan.
4. La Commissaire en chef veillera à ce que le plan d’activités de la Commission inclue un système de mesures du rendement et de reddition de comptes sur la réalisation des objectifs énoncés dans ce plan. Ce système précisera les cibles et indicateurs de rendement, et échéanciers connexes, indiquera comment ceux-ci seront respectés, mettra à exécution des mesures étalons de reddition de comptes annuels et, au besoin, prévoira des mesures de surveillance trimestrielle.  
5. Le ministre pourrait être tenu de soumettre un plan d’activités annuel approuvé de la Commission, aux fins d’examen. Le cas échéant, le ministre informera la commissaire en chef de cette exigence.

12.2 Rapports annuels

1. La commissaire en chef a la responsabilité de veiller à ce que les rapports annuels de la Commission se conforment aux exigences du Code.
2. Conformément à l’article 31.6 du Code, la commissaire en chef veillera à ce que le président de l’Assemblée législative reçoive le rapport annuel de la Commission d’un exercice donné au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant, à des fins de dépôt devant l’Assemblée législative.
3. La Commissaire en chef remettra au ministre une copie du rapport au moins 30 jours avant de le transmettre au président de l’Assemblée.

12.3 Autres rapports et documents

1. La commissaire en chef a la responsabilité d’assurer que les rapports et documents financiers exigés conformément aux directives du CT/CGG soient soumis au ministre à des fins d’examen et d’approbation dans les délais prévus.
2. À la demande du ministre ou du sous-ministre, la commissaire en chef fournira les données financières et administratives précises et les autres renseignements connexes qui pourraient être exigés de temps à autre pour l’administration du ministère, à l’exception de renseignements identificatoires relatifs à quelconque personne.

13.  Communications 

Les parties au présent  PE reconnaissent qu’il est essentiel d’échanger en temps opportun des renseignements sur les activités et l’administration de la Commission afin que le ministre puisse s’acquitter de ses responsabilités lorsqu’il s’agit de faire rapport à l’Assemblée législative et de répondre à ses questions sur les activités de la Commission. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel que la commissaire en chef soit informée des initiatives et des orientations stratégiques générales du gouvernement qui pourraient avoir une incidence sur le mandat et les fonctions de la Commission.

Par conséquent, le ministre et la commissaire en chef conviennent de ce qui suit.

1. Rien, dans cette section du PE, n’exigera que le personnel de la Commission et le ministre, sous-ministre ou personnel du ministère n’aient des discussions ou des échanges à propos de requêtes actuelles, passées ou futures spécifiques, ou de décisions prises dans le contexte de l’autorité conférée à la Commission par la loi.   
2. Le bureau du ministre transmettra à la Commission toute demande reçue à propos de questions spécifiques de droits de la personne en cours de traitement à la Commission, sans l’accompagner de commentaires. Toute réponse que le bureau du ministre fournira à l’auteur de la demande de renseignements devra indiquer que cette demande a été transmise à la Commission et que le ministre ne peut s’ingérer dans les affaires de la Commission.
3. À moins que cela ne nuise à l’indépendance de la Commission dans l’exercice du mandat que lui confère la loi et dans sa capacité d’agir rapidement et de façon efficace, la commissaire en chef tiendra le ministre informé, en temps opportun, de toutes les questions et situations prévues qui concernent ou dont on pourrait raisonnablement penser qu’elles concernent le ministre dans le cadre de l’exercice de ses responsabilités.
4. Le ministre consultera la commissaire en chef, le cas échéant, à propos des initiatives stratégiques générales du gouvernement ou des mesures législatives que ce dernier envisage d’adopter et qui pourraient avoir une incidence sur le mandat ou les fonctions de la Commission.
5. Le ministre et la commissaire en chef se consulteront, au besoin, à propos de stratégies de communications publiques et de publications relatives aux droits de la personne en Ontario, et se garderont informés, au besoin, des résultats de consultations et de discussions pertinentes, ciblées ou générales, menées auprès du grand public.
6. Le ministre et la commissaire en chef se rencontreront au moins tous les trimestres ou plus souvent au besoin, afin de discuter des questions relatives à l’exécution du mandat de la Commission.

7. Le sous-ministre rencontrera au moins tous les trimestres le directeur général et (ou) la commissaire en chef pour discuter des questions relatives au fonctionnement efficient de la Commission et à la prestation, par le ministère, de services à la Commission.

8. Le plan d’activités annuel de la Commission inclura une stratégie de communications. Le personnel de la Commission répondra rapidement aux questions, plaintes et préoccupations du public et des médias à propos du fonctionnement et des activités de la Commission.

1. La Commission fournira au ministre une copie de tout rapport ou de toute politique qu’elle a approuvé et qu’elle compte rendre public, le plus tôt possible et au plus tard trois (3) jours avant sa publication, à moins que le ministre ou le sous-ministre ne consente à un délai plus court.

14.  MODALITÉS ADMINISTRATIVES

14.1 Directives du gouvernement de l’Ontario

La commissaire en chef veillera à ce que la Commission et son personnel agissent conformément au Code, aux directives du CT/CGG et du ministère des Finances, aux directives de la Commission de la fonction publique établies conformément à la LFPO, ainsi qu’aux politiques et procédures financières et administratives du ministère.

14.2 Services juridiques

1. La Commission possède son propre avocat, mais pourrait dans de rares cas nécessiter les services juridiques d’un cabinet privé. Lorsque ces services ne concernent pas d’intervention ou d’enquête en lien avec son mandat aux termes du Code, y compris des activités liées à la négociation de contrats pour des services de TI ou une poursuite civile pour dommages déposer contre un membre ou employé de la Commission, la Commission retiendra les services d’un avocat conformément à la politique organisationnelle du ministère du Procureur général sur l’obtention et l’utilisation de services juridiques, et aux lignes directrices connexes. Lorsque ces services concernent une enquête aux termes de l’article 31 du Code ou une intervention en lien avec l’exercice du mandat de la Commission aux termes du Code, comme les affaires portées devant le Tribunal des droits de la personne de l’Ontario qui ont été intentées par la Commission ou auxquelles la Commission participe en tant qu’intervenant, la Commission retiendra les services d’un avocat conformément aux principes établis dans la politique organisationnelle susmentionnée et les lignes directrices connexes. Pour plus de certitude, cela signifie que la Commission déterminera elle-même s’il y a lieu de retenir les services d’un avocat en cabinet privé, et auquel faire appel, mais agira ainsi uniquement lorsque la situation laisse présager un conflit d’intérêts, pour des motifs de coût-efficacité ou en raison de l’expertise particulière requise, et uniquement conformément au tableau des tarifs prévus pour les services obtenus du secteur privé. La Commission accepte de conserver, à des fins de vérification, une liste des affaires pour lesquelles elle a retenu les services de conseillers juridiques du secteur privé qui indique la raison du recours à ces services, la nature du travail effectué et les coûts engagés. Cette liste sera soumise sur demande au ministre, d’une manière qui ne nuira pas à la relation avocat-client ou à une intervention juridique en cours. Elle peut aussi être examinée par les deux parties à tout moment convenu, et sera passée en revue par les deux parties au moment de l’examen ou du renouvellement de ce PE.
2. Les avocats à l’emploi de la Commission sont considérés comme faisant partie de l’Association des avocats de la Couronne.
3. Les dépens accordés à la Commission dans le cadre de quelconque affaire portée devant un tribunal judiciaire ou administratif devront être transférés au  Trésor public conformément à la Loi sur les instances introduites contre la Couronne. Si un tribunal judiciaire ou administratif ordonne à la Commission de verser des dépens, et si l’ordonnance du tribunal est déposée auprès de la Cour supérieure de justice, la Commission informera le directeur du Bureau des avocats de la Couronne - Droit civil, qui veillera à ce que les fonds soient versés à même le Trésor public conformément à l’article 22 de la Loi sur les instances introduites contre la Couronne.
4. Si la Commission, la commissaire en chef, un commissaire ou un employé de la Commission est nommé partie à une instance en dommages, l’organisme en informera le directeur du Bureau des avocats de la Couronne - Droit civil, et on décidera dans les plus brefs délais si ce bureau se chargera ou non de l’affaire.

14.3 Délégation de l’autorité en matière de gestion des ressources humaines aux termes de la LFPO

1. L’article 44 et l’alinéa 55(1)c) de la LFPO autorisent la Commission de la fonction publique à déléguer l’autorité en matière de ressources humaines des organismes publics rattachés à la Commission au sous-ministre et (ou) à une personne prescrite par règlement. Le règlement 376/07 désigne le directeur général comme la personne à qui cette autorité peut être déléguée en ce qui a trait aux employés de la Commission. À l’Annexe A1 du document intitulé Tableaux de subdélégation des pouvoirs et fonctions qui, à des fins d’information, constitue l’Annexe II de ce PE, la Commission de la fonction publique a délégué une partie de l’autorité en matière de ressources humaines ayant trait aux employés de la Commission au directeur général, et une partie de cette autorité au sous-ministre.
2. Le directeur général et le sous-ministre ont la responsabilité d’exercer cette autorité conformément à toute loi, directive et politique pertinente, dans le respect du mandat de la Commission et des paramètres de l’autorité déléguée.

14.4 Accès à l’information et protection de la vie privée

1. L’article 1 et l’annexe du Règlement 460, R.R.O. 1990, telle que modifiée, désigne le procureur général comme personne responsable de l’institution que constitue la Commission aux fins de la LAIPVP. Le ministre a délégué la responsabilité de l’institution à la commissaire en chef.
2. La Commission, telle que représentée par la commissaire en chef, garantie et convient que tous les renseignements personnels recueillis, tels que les définit la LAIPVP, seront utilisés et divulgués dans le seul but de remplir la mission de la Commission et à aucune autre fin. La Commission garantie également qu’elle aura en place des mesures raisonnables pour assurer la sécurité et la confidentialité de tous les renseignements personnels en sa possession.

14.5 Gestion des documents

1. Le directeur général est responsable de veiller à ce que :
1. l’on mette en place un système pour la création, la collecte, la conservation et l’élimination des documents;
2. la Commission se conforme au document du CT/CGG intitulé Management of Recorded Information Directive ainsi qu’aux dispositions de la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, L.O. 2006, chap. 34, Annexe A.
2. La Commission a été désignée aux termes de la LAIPVP et est tenue de satisfaire aux normes établies dans cette loi relativement à la création, à la collecte, à la conservation et à l’élimination des documents. Le directeur général veillera à ce que la Commission ait adopté un système en vue de satisfaire les normes établies au moment d’effectuer ces tâches.
3. La Commission tiendra et conservera, d’une manière conforme aux principes comptables et pratiques d’écriture généralement reconnus, tous les documents financiers, factures et autres documents pertinents sur le plan financier qui concernent ses activités ou le financement qu’elle reçoit du ministère. La Commission gérera de tels documents et les mettra à la disposition du ministère, à des fins d’examen, durant sept (7) années suivant la date de création des documents.
4. La Commission conservera et gérera tous les documents non financiers qui concernent ses activités ou le financement qu’elle reçoit du ministère, y compris tout document qu’elle reçoit ou crée en lien à des sujets de rapports, de façon confidentielle et en respectant les processus de conservation et d’élimination des documents conformes à la directive du CT/CGG relative à la gestion de l’information consignée, à la Loi sur les Archives publiques et la conservation des documents et aux autres lois applicables.
5. La Commission recueillera et utilisera les renseignements personnels de la façon prescrite à la Partie III de la LAIPVP.
6. La Commission permettra au ministère, moyennant un préavis raisonnable, d’inspecter et de copier tout document financier, facture ou autre document de même nature qui est en la possession et sous le contrôle de la Commission et qui a trait au financement de la Commission ou autrement à ses activités administratives, et qui ne divulgue aucun renseignement identificatoire sur des personnes.
7. Si, à la suite de l’exécution de ce PE, la Commission voit son mandat en matière de gestion de l’information s’élargir, elle soumettra, à la demande du ministère, une évaluation de l’incidence sur la vie privée.
8. La Commission veillera à ce que toutes les ententes qu’elle conclut au nom de sa Majesté la Reine du chef de l’Ontario à des fins de collecte et de traitement de données abordent spécifiquement la question des sources, des entités et de la transition de la collecte à l’élimination.

14.6 Services à la clientèle

La Commission a mis en place un processus structuré, conforme aux normes de qualité des services du gouvernement, de traitement des plaintes reçues à propos de la qualité des services qu’elle offre. Son plan d’activités annuel comprendra des cibles et mesures de rendement, ainsi que des cibles et mesures relatives aux services à la clientèle et traitement des plaintes. Ce processus est distinct de toute mesure juridique sur l’examen ou le réexamen de tout exercice des pouvoirs conférés à la Commission par la loi.

15. Modalités financières 

 15.1 Financement

1. La Commission est financée à même le Trésor, conformément à une affection autorisée par l’Assemblée législative.
2. La commissaire en chef préparera un budget des dépenses et le soumettra au ministre dans un délai raisonnable pour permettre au ministre de l’analyser et de l’approuver en vue de son inclusion au plan axé sur les résultats du ministère. Sur consultation appropriée de la commissaire en chef, le ministre pourrait modifier au besoin ce budget des dépenses.
3. Les procédures financières de la Commission seront conformes au Code, aux directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances, ainsi qu’aux autres orientations applicables du gouvernement.
4. La Commission obtiendra l’approbation du ministre et, conformément à l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, l’approbation écrite du ministre des Finances avant de souscrire un arrangement financier, un engagement financier, une garantie, un remboursement ou une opération semblable qui pourrait augmenter, directement ou indirectement, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement de l’Ontario ou de la Couronne en chef de l’Ontario.
5. Quand le ministre des Finances l’exige conformément à l’article 16.4 de la Loi sur l’administration financière, la Commission versera au Trésor toute somme que le ministre des Finances détermine comme étant excédentaire eu égard des besoins de la Commission.

15.2 Rapports financiers

La commissaire en chef fournira, sur indication du ministre des Finances, les renseignements financiers relatifs à la Commission à des fins de rapprochement avec les comptes publics. De plus, elle fournira au ministre des états financiers annuels, qu’elle inclura au rapport annuel de la Commission.

15.3 Taxe sur les produits et services (TPS)

La Commission n’est pas tenue de payer la TPS.

16.  Vérifications et modalités d'examen

1. La Division de la vérification interne de l’Ontario peut également effectuer des vérifications internes de la façon autorisée par le Comité de vérification du ministère ou le Comité de vérification générale. Le vérificateur général de l’Ontario peut, en tout temps, vérifier n’importe quel aspect des activités de la Commission aux termes de la Loi sur le vérificateur général.
2. La commissaire en chef peut demander que l’on soumette à une vérification externe les opérations financières ou les contrôles de gestion de la Commission, et ce, aux frais de la Commission.
3. Le ministre et la commissaire en chef conviennent de mettre en commun les résultats de toute vérification de la Commission, quel que ce soit celui des deux qui les reçoit en premier. La commission donnera au ministre une copie de sa réponse au rapport de vérification et à toute recommandation formulée, et informera tous les ans le ministre de toute recommandation formulée durant une vérification qui n’a pas été mise en œuvre.

17.  Dotation en personnel 

1. Le personnel de la Commission est embauché aux termes de la partie III de la LFPO.
2. Les employés permanents à temps plein de la Commission participent à la Caisse de retraite de la fonction publique.
3. Dans ses rapports avec les personnes employées en vertu de la LFPO, la Commission doit se conformer au Code, aux directives en matière de ressources humaines du CT/CGG, ainsi qu’à celles de la Commission de la fonction publique qu’autorise la LFPO.

18. Protection contre la responsabilité civile et assurance 

Le Programme de protection du gouvernement s’étend à la Commission.

Affirmé par :

Patricia DeGuire, commissaire en chef

L’honorable Doug Downey,
Procureure générale de l’Ontario