7. Politique et procédure en matière d’adaptation

Bien que les besoins d’adaptation soient généralement assez simples à satisfaire, il peut arriver que cela mette en branle un processus complexe
et fastidieux. Dans tous les cas, il convient de s’assurer que le processus d’adaptation et les mesures mises en place sont efficaces et respectent la dignité des personnes qui les réclament[19]. Les organismes et les demandeurs ont tout intérêt à bien comprendre leurs rôles et responsabilités respectifs, ainsi que le processus d’adaptation. C’est grâce à l’élaboration de politiques et de procédures claires, équitables et détaillées en la matière que les organismes peuvent s’acquitter de leurs obligations de manière juste, intégrale et efficace en ce qui concerne la satisfaction des demandes d’adaptation[20].

B. Considérations

Les normes et les principes régissant l’obligation d’adaptation figurent dans les politiques et directives pertinentes de la CODP, notamment dans les documents suivants :

Politique et directives concernant le handicap et l’obligation d’accommodement

Directives concernant l’éducation accessible

Politique et directives concernant la discrimination au motif de l’état familial

Politique sur la croyance et les mesures d’adaptation relatives aux observances religieuses

Politique sur la discrimination fondée sur la grossesse et l’allaitement

Politique sur la discrimination fondée sur l’âge à l’endroit des personnes âgées

Politique sur la discrimination et le harcèlement en raison de l’identité sexuelle

Consultez ces documents afin de bien connaître les normes et les exigences juridiques en matière d’adaptation, et notamment celles se rapportant à un motif particulier visé par le Code.

Il convient de noter que les besoins d’adaptation sont généralement assez simples à satisfaire et n’imposent pas d’entreprendre un processus formel ou complexe.

La façon de satisfaire une demande d’adaptation et de mettre en place les mesures requises est assujettie aux normes en matière de droits de la personne. Ainsi, les principes de dignité, d’individualisation, d’inclusion et de pleine participation s’appliquent tant au fond des motifs justifiant une mesure d’adaptation qu’au processus prévu pour sa mise en place.

Au cœur du processus d’adaptation réside la responsabilité, que tous doivent partager, visant à engager un dialogue fructueux au sujet des mesures d’adaptation, en vue d’une collaboration respectueuse de toutes les parties concourant à trouver les solutions les plus judicieuses. Tous les intervenants sont conviés à travailler ensemble tout au long du processus, à partager les renseignements pertinents et à apprécier les solutions potentielles d’adaptation.

C. Éléments

Remarque : Le libellé type figurant dans les rubriques ci-après porte sur le domaine de l’emploi mais il peut être adapté au contexte du logement ou des services. Les textes ci-après sont uniquement fournis à titre d’exemple. Il n’existe pas une politique ou une procédure qui soit meilleure en soi. Vous devez toujours revoir les politiques et procédures pour vous assurer qu’elles sont conformes à l’état courant du droit et des politiques en matière de droits de la personne et qu’elles sont adaptées à votre organisme.

1. Énoncé de l’engagement de l’organisme

Une politique et une procédure en matière d’adaptation doivent tout d’abord énoncer clairement l’engagement de l’organisme en faveur de l’aménagement d’un environnement qui soit inclusif et sans aucun obstacle, en prévoyant en outre une adaptation dans la mesure où cela n’occasionne pas de préjudice injustifié[21]. L’évaluation d’un préjudice injustifié tient compte du coût, des sources extérieures de financement, s’il en est, et des exigences en matière de santé et de sécurité.

L’organisme XYZ s’engage à aménager un environnement qui soit inclusif et sans aucun obstacle lié à l’âge, la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, le sexe (y compris la grossesse), l’identité sexuelle, l’expression de l’identité sexuelle, l’orientation sexuelle, l’existence d’un casier judiciaire, l’état matrimonial, l’état familial et le handicap. L’organisme XYZ s’engage à fournir des mesures d’adaptation à l’égard des besoins fondés sur les motifs visés par le Code des droits de la personne de l’Ontario, dans la mesure où cela n’occasionne pas de préjudice injustifié, tel que cette notion est définie dans le document de la Commission ontarienne des droits de la personne intitulé Politique et directives concernant le handicap et l’obligation d’accommodement.

Les mesures d’adaptation seront fournies conformément aux principes de dignité, d’individualisation et d’inclusion. L’organisme XYZ s’engage en outre à travailler en collaboration et dans un esprit de respect avec tous les partenaires dans le cadre du processus d’adaptation.

2. Objectifs de la politique et de la procédure

La politique et la procédure doivent énoncer clairement les objectifs poursuivis.

Les objectifs poursuivis par la présente politique et procédure en matière d’adaptation sont les suivants :

• s’assurer que tous les membres de l’organisme connaissent leurs droits et leurs responsabilités en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario en ce qui concerne les mesures d’adaptation
• préciser par écrit les procédures de l’organisme en matière d’adaptation ainsi que les responsabilités incombant à chacune des parties dans le cadre du processus d’adaptation.

3. Portée de la politique et de la procédure

La politique et la procédure doivent énoncer clairement leur champ d’application.

Il convient de fournir des mesures d’adaptation aux employés, locataires ou clients actuels, ainsi qu’aux personnes présentant une demande de location, d’emploi ou de prestation de services. Par exemple, une personne à la recherche d’un emploi pourrait avoir besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de sélection ou d’entrevue. Élaborez des procédures visant à informer les candidats au poste de leur droit à bénéficier d’une adaptation à leurs besoins en vertu des motifs visés par le Code, et à leur garantir que leur demande d’adaptation n’aura pas une incidence négative sur le processus d’évaluation. Pareillement, dans le domaine des services, affichez les politiques et procédures en matière d’adaptation dans un endroit auquel les clients ont régulièrement accès, de manière qu’ils soient informés de ces dispositions et puissent s’en prévaloir.

Cette politique et procédure interne s’applique à tous les employés, y compris les employés à temps plein, à temps partiel, temporaires, occasionnels ou contractuels, ainsi qu’aux personnes travaillant dans l’organisme afin d’acquérir de l’expérience ou de toucher d’autres avantages, notamment les bénévoles, étudiants en formation, stagiaires et apprentis. Elle s’applique également aux personnes postulant à un emploi auprès de l’organisme.

Cette politique s’applique à tous les niveaux et à tous les aspects liés à l’emploi, y compris en matière de recrutement, de sélection, de promotion et de mutation, et aux conditions de travail telles que les heures de travail et les absences autorisées.

Elle s’applique à tous les établissements de l’organisme.

Un exemplaire de la présente politique et procédure en matière d’adaptation sera remis à tous les employés actuels ainsi qu’aux nouveaux employés. Les postulants à un emploi auprès de l’organisme et qui sont sélectionnés aux fins d’une entrevue seront invités à prendre connaissance de cette politique avant la tenue de l’entrevue.

4. Demandes d’adaptation

Il est très important de noter qu’en raison même de la nature de leur handicap, certaines personnes peuvent avoir de la difficulté à faire connaître leurs besoins en matière d’adaptation. Par exemple, les personnes ayant une déficience intellectuelle peuvent ignorer leurs besoins à cet égard ou hésiter à en faire part de peur d’être stigmatisées ou de se voir accoler un stéréotype. Les organismes doivent proposer de l’aide et des mesures d’adaptation aux personnes qui en auraient visiblement besoin, ou qui sont perçues comme ayant un handicap, et ce, même en l’absence d’une demande d’adaptation.

Bien qu’il soit généralement souhaitable de les voir dûment formulées et portées par écrit, prenez au sérieux toutes les demandes d’adaptation, peu importe la manière dont elles sont présentées.

Adressez la demande d’adaptation à votre supérieur immédiat.

La demande doit, dans la mesure du possible, être formulée par écrit. La demande doit notamment préciser ce qui suit :

• le motif du Code en vertu duquel la demande d’adaptation est présentée
• la raison pour laquelle une adaptation est requise, en fournissant suffisamment de renseignements pour justifier la nécessité d’une telle adaptation
• le lien précis entre le besoin à combler et le motif du Code invoqué.

​Toutes les demandes d’adaptation seront traitées avec la considération qu’elles méritent. Aucune personne ne sera pénalisée en raison de la présentation d’une demande d’adaptation.

5. Partage de l’information

Les parties participant au processus d’adaptation doivent partager les renseignements relatifs aux besoins à cet égard et les solutions potentielles. Dans certains cas, vous aurez intérêt à demander l’avis d’un expert ou des renseignements afin de confirmer les besoins d’adaptation ou de déterminer quelles mesures d’adaptation seraient souhaitables.

Veillez toutefois à ne recueillir que les renseignements qui sont nécessaires à cette fin. Parfois, les besoins d’adaptation sont évidents et il n’y a donc pas lieu d’obtenir une documentation spécifique. Par exemple, les personnes se déplaçant en fauteuil roulant auront de la difficulté à accéder à un immeuble équipé uniquement d’escaliers; une employée enceinte devra sans doute prendre des pauses plus fréquentes pour se rendre aux toilettes. Et même lorsque certaines pièces justificatives sont requises, cela ne justifie aucunement de se livrer à une chasse à l’information. Par exemple, une demande visant l’adaptation du matériel informatique pour compenser une vision déficiente ne justifierait pas en principe d’exiger la production de l’ensemble du dossier médical de l’auteur d’une telle demande. Une approche mieux ciblée de la collecte des documents requis sert non seulement à mieux protéger la vie privée et les renseignements personnels du demandeur, mais également à protéger le fournisseur des mesures d’adaptation contre des plaintes éventuelles. Chacun doit faire preuve de bonne foi tant en demandant qu’en fournissant des renseignements.

La présente politique doit donc porter sur les modalités visant à savoir qui doit collecter et conserver la documentation se rapportant aux demandes d’adaptation, en tenant compte de la nature et de la complexité de la demande, du caractère sensible des renseignements en cause et de la capacité de l’organisme à les protéger. Par exemple, lorsqu’un milieu de travail dispose d’un service de soins médicaux ou de ressources humaines, ce service devrait en principe se voir confier la conservation des renseignements personnels ou médicaux au sujet d’un employé, et non pas communiquer au supérieur immédiat de cet employé tous les détails se rapportant à son état de santé ou aux circonstances personnelles en cause, mais indiquer seulement les fonctions que l’employé est en mesure ou non d’accomplir.

La direction des Ressources humaines ou du service responsable des soins médicaux, selon le cas, peut demander un complément d’information relativement à la demande d’adaptation, notamment :

• lorsque la demande n’indique pas clairement le lien entre le besoin à combler et le motif du Code invoqué
• lorsque des renseignements supplémentaires sont requis au sujet des limitations ou de l’incapacité du demandeur, afin de décider de la mesure d’adaptation la plus appropriée
• lorsqu’il est possible de démontrer l’existence d’un motif objectif permettant de mettre en cause le bien-fondé de la demande d’adaptation.

​Lorsqu’il est nécessaire d’obtenir une expertise afin de mieux cibler les besoins du demandeur et les solutions possibles, le demandeur de la mesure d’adaptation est tenu de collaborer à l’obtention de l’expertise. Les frais liés à cette obtention sont pris en charge par l’organisme XYZ.

Le refus de répondre à une telle demande de complément d’information peut retarder la mise en place de la mesure d’adaptation demandée.

La direction des Ressources humaines ou du service responsable des soins médicaux conservera la documentation suivante :

• la demande d’adaptation
• la documentation fournie par le demandeur ou par les experts consultés
• les comptes rendus des réunions
• les diverses solutions de rechange étudiées
• les mesures d’adaptation fournies.

​Ces renseignements seront conservés en lieu sûr, dans un endroit distinct du dossier du personnel du demandeur de la mesure d’adaptation, et seront communiqués uniquement aux personnes devant obligatoirement en avoir connaissance.

6. Respect de la confidentialité et de la vie privée

Les demandes d’adaptation peuvent également nécessiter la communication de renseignements personnels ou particulièrement sensibles. Demandez uniquement aux personnes présentant une demande d’adaptation de fournir les renseignements requis afin d’établir le bien-fondé de leur demande et de satisfaire à cette dernière de manière convenable. Afin que les personnes se sentent à l’aise pour présenter une demande d’adaptation, elles doivent avoir la conviction que les renseignements qu’elles livreront à cet effet seront traités de manière confidentielle, et uniquement partagés avec les personnes devant en avoir connaissance aux seules fins du processus d’adaptation. En outre, il est conseillé aux employeurs de garder les renseignements se rapportant aux demandes d’adaptation dans un endroit distinct de celui où sont conservés les dossiers généraux du personnel.

L’organisme s’engage à protéger le caractère confidentiel des renseignements se rapportant à toutes les demandes d’adaptation, et communiquera ces renseignements uniquement avec le consentement de l’employé ou du demandeur de la mesure.

7. Planification des mesures d’adaptation

Le processus d’adaptation est une responsabilité conjointe et tous les intervenants sont conviés à travailler en collaboration, à partager les renseignements pertinents et à rechercher les solutions potentielles d’adaptation. Il est dans le meilleur intérêt de tous que le processus demeure convivial et se poursuive dans un climat respectueux.

Par ailleurs, il est utile de documenter le processus d’adaptation et d’en consigner les résultats dans un plan de mise en place des mesures d’adaptation. Cela contribue à ce que chacun connaisse son rôle et ses responsabilités à cet égard, et facilite la reddition de comptes et le suivi des demandes d’adaptation.

Les demandes d’adaptation seront traitées de manière diligente. Au besoin, des mesures d’adaptation provisoires seront fournies en attendant de mettre au point des solutions à plus long terme.

Le supérieur immédiat du demandeur, le demandeur de la mesure d’adaptation et, selon le cas, la direction des Ressources humaines et tout expert requis, travailleront en collaboration afin d’élaborer un plan d’adaptation.

Le plan d’adaptation convenu sera établi par écrit et signé par le demandeur, le supérieur immédiat du demandeur et la direction des Ressources humaines. Le plan d’adaptation peut comprendre :

• l’énoncé des limitations et des besoins en lien avec les mesures d’adaptation demandées, les évaluations nécessaires et les renseignements obtenus auprès des experts ou des spécialistes, en veillant à assurer la confidentialité des rapports médicaux
• les modalités applicables aux évaluations requises auprès d’experts ou de spécialistes
• la détermination de la mesure d’adaptation la plus appropriée n’occasionnant pas de préjudice injustifié
• l’énoncé des objectifs annuels et des mesures prévues pour les atteindre
• le calendrier de mise en place des mesures d’adaptation
• les critères d’évaluation de la réussite du plan d’adaptation, et le mécanisme prévu pour le suivi et la réévaluation du plan d’adaptation, au besoin
• le mécanisme de reddition de comptes.

8. Choix des mesures appropriées

Les mesures d’adaptation peuvent se présenter sous diverses formes. Ainsi, ce qui convient à une personne ne conviendra pas nécessairement à une autre. La situation de chaque personne doit donc faire l’objet d’un examen minutieux et individualisé. Dans tous les cas, l’organisme devra mettre en place les mesures d’adaptation les plus appropriées, à condition que cela n’occasionne pas de préjudice injustifié. Une mesure d’adaptation sera réputée appropriée lorsqu’elle procure à l’individu une chance égale d’atteindre le même niveau de rendement ou lui procure le même niveau d’avantages ou de privilèges auquel les autres ont accès, et lorsqu’elle respecte les principes de dignité, d’inclusion et d’individualisation.

L’objectif des mesures d’adaptation est d’éliminer les obstacles et d’assurer l’égalité des chances. Les mesures d’adaptation seront mises au point de manière individualisée. Parmi les mesures d’adaptation appropriées pouvant être envisagées, signalons :

• les ajustements au poste de travail
• la reconfiguration des fonctions de l’employé
• la modification des politiques et des pratiques de l’organisme
• la mise en place d’une aide technique
• le soutien d’une ressource humaine
• la fourniture de matériel en d’autres formats
• des modifications apportées à l’immeuble
• des services-conseils et l’aiguillage vers des ressources externes
• l’affectation temporaire ou permanente à d’autres tâches
• la modification des normes de rendement
• la révision des absences autorisées
• le réaménagement de l’horaire ou des heures de travail
• la modification des éléments de l’uniforme.

​Cette liste n’est pas exhaustive.

9. Suivi du plan d’adaptation

Les besoins en matière d’adaptation et les structures organisationnelles peuvent évoluer au fil du temps. De même, les mesures d’adaptation nécessiteront sans doute des ajustements pendant et après leur mise en place afin d’accroître l’efficacité au sein de l’organisme. Il faut donc assurer un suivi régulier du plan d’adaptation.

Le supérieur immédiat du demandeur de la mesure d’adaptation et ce dernier assureront un suivi rigoureux du plan d’adaptation; l’organisme corrigera sans délai les lacunes relevées à cet égard et adaptera les mesures en fonction de l’évolution du milieu de travail ou des besoins de l’employé.

10. Préjudice injustifié

Les mesures d’adaptation doivent être fournies à condition de ne pas occasionner de préjudice injustifié. La CODP est d’avis que l’appréciation de ce qui constitue un préjudice injustifié ne doit tenir compte que des trois facteurs prévus par la loi, à savoir le coût, les sources extérieures de financement et les exigences en matière de santé et de sécurité. Le critère du préjudice injustifié est élevé, et le fardeau de la preuve à cet égard repose sur le fournisseur des mesures d’adaptation.

Il convient de procéder à une analyse rigoureuse avant de conclure qu’une mesure d’adaptation fera subir un préjudice injustifié à la partie qui la fournirait. Le processus menant à une telle décision s’avère complexe et comporte le risque de répercussions juridiques considérables; il ne devrait donc être entrepris qu’aux échelons les plus élevés de l’organisme. Les fondements d’une telle conclusion doivent s’appuyer sur une documentation rigoureuse, et il convient dans ces circonstances de fournir au demandeur des motifs clairs justifiant le bien-fondé de la décision.

Par ailleurs, la décision selon laquelle une mesure d’adaptation donnée causerait un préjudice injustifié ne met pas fin au processus d’adaptation. En effet, la recherche de mesures d’adaptation n’est pas du type « tout ou rien »; il faut l’envisager comme un processus continu. Ainsi, lorsque la mesure d’adaptation la plus appropriée entraînerait un préjudice injustifié, l’organisme doit alors envisager d’autres scénarios, par exemple la mise en place progressive de la mesure d’adaptation demandée ou l’adoption de la mesure d’adaptation de rechange la plus appropriée.

L’organisme s’engage à fournir une adaptation dans la mesure où cela n’occasionne pas de préjudice injustifié, tel que cette notion est définie dans le document de la Commission ontarienne des droits de la personne intitulé Politique et directives concernant le handicap et l’obligation d’accommodement. La détermination du préjudice injustifié sera uniquement fondée sur l’appréciation du coût, des sources extérieures de financement et des exigences en matière de santé et de sécurité. La décision reposera sur des preuves objectives.

Seul l’administrateur en chef de l’organisme XYZ est habilité à déterminer si une mesure d’adaptation occasionnerait un préjudice injustifié.

Lorsqu’une mesure d’adaptation s’avère occasionner un préjudice injustifié, le demandeur reçoit un avis écrit de la décision, précisant les motifs de celle-ci ainsi que la nature des preuves objectives sur laquelle elle est fondée. L’organisme informera également le demandeur de ses droits et recours dans le cadre de la politique et de la procédure de l’organisme en matière de discrimination et en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Lorsqu’une mesure d’adaptation s’avère occasionner un préjudice injustifié, l’organisme XYZ s’engage à mettre en place la mesure d’adaptation de rechange la plus appropriée eu égard aux circonstances, ou envisagera la mise en place progressive de la mesure d’adaptation demandée.