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Annexe B - KPMG Canada

Organizational responsibility
collecte de données
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KPMG s.r.l. (KPMG) est le cabinet membre canadien de KPMG International, un réseau mondial de cabinets professionnels fournissant des services de vérification, de fiscalité et de conseils, qui compte des clients dans plus de 140 pays. Au Canada, KPMG a 33 bureaux, répartis dans l’ensemble du pays, et emploie plus de 5 000 professionnels.

KPMG a remporté de nombreux prix pour son engagement à créer et à promouvoir une culture de la diversité et de l’inclusion dans un milieu de travail qui respecte et met à l’honneur les différences individuelles. À ce chapitre, KMPG a lancé deux grandes initiatives de collecte de données. En 2001, KPMG a introduit le sondage « Dites... », un sondage annuel sur l’engagement de son personnel, qui comprend des questions visant à mesurer la façon dont les gens perçoivent et vivent l’expérience du milieu de travail, et à en faire le suivi.

En juin 2009, KPMG a mis en place le « profil Diversité », un outil automatisé qui permet de recueillir des données démographiques spécifiques sur les employés. Cet outil remplace l’ancien questionnaire Équité en matière d’emploi (EE) que tous les employés de KPMG étaient tenus de remplir au cours de la période d’orientation ou « d’embarquement » suivant leur embauche, afin de permettre à KPMG de respecter les obligations qui lui incombent dans le cadre du Programme de contrats fédéraux (PCF).

Le profil Diversité comprend 14 questions, dont quatre obligatoires sur l’appartenance aux quatre groupes désignés dans le cadre du PCF et 10 questions additionnelles portant sur les sujets suivants : antécédents culturels et origine nationale, religion et croyance, langue maternelle, état marital et parental, orientation sexuelle et statut de professionnel formé à l’étranger.

Pourquoi envisager la collecte de données?

Les facteurs qui ont conduit KPMG à recueillir des renseignements sur son personnel par le biais du sondage « Dites... » étaient notamment les suivants :

  • Le souhait de mesurer l’impact et le succès de ses initiatives et programmes en matière de diversité, d’en faire le suivi et de cerner les lacunes;
  • L’engagement à s’assurer que ses dirigeants tiennent compte des résultats du sondage et agissent en conséquence.

Divers facteurs ont conduit KPMG à utiliser le profil Diversité, notamment :

  • La nécessité de respecter les conditions du PCF et la Loi sur l’équité en matière d’emploi pour permettre à KPMG de continuer à fournir des services au gouvernement fédéral;
  • Le souhait de KPMG d’enrichir à la fois sa stratégie nationale en matière de diversité et les programmes destinés à son personnel, de façon à être en mesure de continuer à cerner les besoins de ses employés, et d’y répondre;
  • Le souhait de mieux refléter l’évolution des besoins de son personnel et de créer un milieu de travail qui non seulement respecte les lois et règlements, mais est aussi véritablement inclusif.

Objectifs du sondage « Dites... » et du profil Diversité

La collecte de données vise à aider KPMG à atteindre les objectifs suivants :

  • Mieux cibler, surveiller et élaborer ses initiatives en matière de diversité;
  • Encourager la participation de son personnel;
  • Créer et soutenir une culture organisationnelle favorisant un milieu de travail à la fois diversifié, accueillant et inclusif, qui respecte les différences et les valorise;
  • Être un employeur de choix.

Relever les défis

Plusieurs défis ont surgi lors de la planification du sondage « Dites... », notamment :

  • Rédiger des énoncés qu’il soit possible de mesurer et dont on puisse faire le suivi chaque année;
  • Limites techniques pour faire le suivi des réponses en cas de recoupement dans l’identité des employés (p. ex., le sondage peut montrer comment les femmes et les membres de minorités visibles répondront à l’énoncé, « Les commentaires racistes ne sont pas tolérés à KPMG », mais il ne peut pas montrer comment les femmes qui font partie d’une minorité visible répondent à ce même énoncé);
  • La difficulté à faire le suivi de certains groupes d’employés par bureau, parce que les gens ne s’auto-identifient pas ou parce qu’il n’y a pas un échantillon suffisant dans chaque bureau.

Plusieurs défis ont surgi lors de la planification du « profil Diversité » :

  • Élaborer un dossier convaincant qui permette d’emporter l’adhésion des cadres supérieurs, notamment des associés, des associés délégués et des « leaders du personnel »;
  • Obtenir le soutien des autres intervenants, au sein de l’organisme, qui seront appelés à jouer un rôle clé dans l’élaboration, la mise en oeuvre, le suivi et l’assurance de la qualité du profil Diversité, notamment les services des Ressources humaines, la Technologie de l’information, les Communications ainsi que les équipes juridiques;
  • Préoccupations concernant l’utilisation, la protection de la vie privée et le respect de la confidentialité des renseignements recueillis.

Préparatifs pour le sondage « Dites... » et le profil Diversité

Pour relever les défis mentionnés ci-dessus, KPMG a pris les mesures suivantes avant de lancer le sondage « Dites... » :

  • Inscription de la diversité parmi les priorités stratégiques du cabinet et établissement d'objectifs qui démontrent un engagement sérieux à l’égard du respect et de la valorisation des différences au sein du personnel;
  • Collaboration étroite avec un fournisseur externe et un expert en participation du personnel afin de créer des énoncés dont il soit possible de faire le suivi à long terme et qui permettent aux employés de fournir des réponses pertinentes pour les activités de KPMG;
  • Collecte et analyse de données qualitatives, en utilisant des méthodes adaptées comme des groupes de réflexion, pour repérer les recoupements dans l’identité des employés et comprendre comment les personnes peuvent avoir une perception différente du milieu de travail;
  • Utilisation de différentes approches pour cerner et régler les questions qui touchent des groupes qui ne s’auto-identifient pas forcément ou qui ne représentent pas un échantillon suffisamment grand (notamment en mettant en place un programme de mentorat et en travaillant avec les divers réseaux, groupes de réflexion et conseils locaux ou nationaux sur la diversité de KPMG).

Avant de lancer le profil Diversité, KPMG a pris les mesures suivantes :

  • Charger son équipe Diversité, Équité et Inclusion de coordonner l’initiative, notamment d’identifier tous les décisionnaires et intervenants clés et de les faire participer à la planification, la mise en oeuvre et la communication de cet outil;
  • Mettre en oeuvre le profil Diversité sous forme de projet pilote, au début de 2009, avec un groupe national des ressources humaines afin de peaufiner les questions et de rédiger une « foire aux questions » (FAQ);
  • Consulter d’autres membres du personnel des ressources humaines avant de rédiger la version définitive de la FAQ qui a été envoyée à tout le personnel;
  • Identifier des personnes au sein de l’organisation qui servent de modèles pour qu'elles deviennent des communicateurs clés et encouragent le personnel à répondre aux questions du profil Diversité;
  • Charger le service des Communications, l’équipe Diversité, Équité et Inclusion et le directeur général des Ressources humaines de relire tous les messages avant que ceux-ci ne soient envoyés;
  • Faire intervenir des avocats internes et externes dans la rédaction des questions sur les données démographiques, afin de veiller à ce que KPMG respecte toutes les exigences légales en matière de protection et de respect de la confidentialité des renseignements personnels et d’assurer les répondants du respect de l’anonymat de toutes les réponses;
  • Élaborer un plan complet de communication pour expliquer aux employés pourquoi on posait des questions d’ordre démographique et pourquoi ils auraient avantage à participer au sondage;
  • Expliquer, par le biais de la stratégie de communication et de la FAQ, les nombreuses mesures prises pour assurer la protection et le respect de la confidentialité des renseignements personnels, ces mesures allant des données chiffrées pour garantir qu’aucun employé ne sera montré du doigt à cause de ses réponses, à l’assurance qu’aucun des renseignements fournis dans le cadre du profil ne sera communiqué aux cadres chargés d’évaluer la performance ni à toute autre personne non autorisée.

Administration du sondage « Dites.. » et du profil Diversité

Sondage :

  • Ce sondage, auquel les employés répondent de leur plein gré, a lieu chaque année, généralement en novembre ou au début du mois de décembre;
  • Le sondage contient 16 énoncés (sur environ 90 questions au total) en rapport avec la diversité et huit questions d’ordre démographique;
  • Les employés et les associés sont avisés qu’il n’est pas obligatoire de répondre au questionnaire, mais qu’ils sont fortement encouragés à le faire.

Profil Diversité :

  • Cet outil comprend 14 questions, dont quatre obligatoires portant sur l’appartenance à l’un des quatre groupes désignés dans le cadre du PCF, et 10 questions portant sur des sujets comme les antécédents culturels et l’origine nationale;
  • Les répondants sont libres de ne pas répondre à une question, mais ils doivent soumettre leur profil, même s’ils ont décidé de ne pas répondre à certaines questions ou à toutes;
  • En juin 2009, le directeur général des Ressources humaines de KPMG a donné le coup d'envoi au profil Diversité par l’envoi d’un courriel aux associés, aux associés délégués et aux « leaders du personnel » qui expliquait en quoi consiste ce nouvel outil, son importance et ses avantages. La FAQ était jointe pour aider les cadres à répondre aux questions du personnel;
  • Le directeur national Diversité, Équité et Inclusion a envoyé un courriel similaire à tous les membres du personnel une à deux semaines plus tard;
  • L’équipe des services des Ressources humaines se tenait à la disposition du personnel pour répondre à toutes les questions ou préoccupations, et disposait d’un script détaillé à cette fin;
  • Les employés pouvaient aussi, s’ils le souhaitaient, contacter directement l’équipe Diversité, Équité et Inclusion ou envoyer des questions ou des commentaires à la boîte postale de la diversité de KPMG;
  • Les employés qui n’avaient pas rempli leur profil sur la diversité recevaient automatiquement des rappels par courriel;
  • Le profil Diversité fait désormais partie du processus d’orientation.

Résultats clés

Sondage « Dites... » :

  • L’année dernière, le taux de retour et de réponse était de 77 %, pour une population sondée de 5 144 employés;
  • La réponse était de 12 % à 18 % plus élevée à l’énoncé « Mes possibilités d’évolution de carrière chez KPMG sont globalement bonnes »;
  • Plusieurs groupes ont exprimé des sentiments plus positifs en ce qui concerne la façon dont les stéréotypes liés au sexe ou à l’appartenance à une minorité visible sont réglés, et KPMG a pu constater qu’en créant un milieu de travail accueillant et inclusif, il augmentait la productivité et renforçait la loyauté de son personnel envers le cabinet;
  • Les efforts déployés pour intégrer la diversité dans les activités et concilier travail et vie privée par le biais d’initiatives comme la participation à des programmes de mise en forme, des programmes d’horaire variable et la mise en place de salles de réflexion, se traduisent par une diminution de l’absentéisme et des maladies, et par une main-d’œuvre en meilleure santé;
  • Un plus grand nombre de personnes auront accès à des programmes qui sont promus activement (comme le programme de congé sabbatique), et en bénéficieront; ceci est très important parce que les programmes et les avantages sociaux offerts par KPMG constituent l’une des principales raisons pour lesquelles le cabinet attire de nombreux candidats;
  • Globalement, les résultats démontrent que KPMG doit continuer sur sa lancée.

Profil Diversité :

  • Le nombre de personnes consultées était 5 144 employés. Étant donné que le profil Diversité est un outil lancé récemment et que des courriels de suivi sont encore envoyés à l’heure actuelle, KPMG ne dispose pas encore de résultats clés et n’est pas en mesure de confirmer le taux de retour et de réponse;
  • KPMG prévoit être en mesure de fournir un rapport à son personnel sur les résultats clés d’ici la fin de l’exercice financier en cours.

Mesures prises pour donner suite aux résultats du sondage « Dites... »

  • L’équipe Diversité, Équité et Inclusion communique les résultats au moyen d’exposés ou de réunions d’information avec les associés, les « leaders du personnel » et chaque chef d’unité opérationnelle qui, à leur tour, communiquent ces résultats à leur personnel respectif;
  • Selon la nature du sujet de préoccupation et de l’endroit où il a été soulevé, KPMG adapte ses interventions en conséquence. En voici des exemples :
    • organiser des groupes de réflexion pour mieux comprendre les problèmes et les régler;
    • offrir de la formation en perfectionnement professionnel et/ou sur la diversité;
    • mettre les gens en contact avec les réseaux ou clubs professionnels de KPMG;
    • créer un conseil de la diversité dans une région ou un bureau particulier afin de régler les problèmes locaux de diversité et de mettre en oeuvre des solutions, au sein des unités opérationnelles, qui soient compatibles avec la stratégie nationale du cabinet.
  • Exemples de programmes qui ont vu le jour à la suite des commentaires des employés et des résultats du sondage :
    • le soutien de KPMG au programme de partenariat de mentorat du TRIEC, afin d’aider les nouveaux Canadiens qui sont déjà des employés de KPMG ou qui pourraient le devenir. KPMG a également formé des partenariats avec le conseil d’emploi des immigrants de la région d’Edmonton ainsi qu’avec celui de Colombie-Britannique;
    • la mise en place de salles de réflexion dans les principaux bureaux de KPMG afin de donner aux personnes qui le souhaitent un endroit tranquille où elles peuvent prier, réfléchir et méditer;
    • le Programme de mentorat réciproque, qui associe des dirigeants supérieurs du cabinet à des employés de divers horizons et de divers niveaux;
    • un programme visant à augmenter le nombre de femmes et de personnes appartenant à des minorités visibles à des postes d’associé, pour contribuer à éliminer les obstacles à la promotion et à diversifier la main-d’œuvre;
    • le Groupe de travail des Autochtones de KPMG, dirigé par un associé autochtone, est chargé de sensibiliser le personnel aux questions touchant les Autochtones, de soutenir les employés autochtones et de répondre à leurs besoins particuliers, ainsi que de faciliter la mise en oeuvre d’une stratégie visant à éduquer, recruter et maintenir des personnes autochtones dans le secteur de la comptabilité dans son ensemble;
    • le Programme pilote de mentorat des jeunes autochtones pour encourager les jeunes Autochtones à terminer leurs études secondaires et à faire carrière dans le secteur de la comptabilité;
    • La personne d’abord, une initiative à l’échelle du cabinet, dont l’objectif est de concevoir des programmes qui contribuent à faire de KPMG un endroit où il fait bon travailler. Par exemple, des programmes comme les services de dépannage pour la garde d’enfants et de personnes à charge sont conçus pour aider les employés à maintenir un bon équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle;
  • Les données recueillies à partir du sondage permettent à KPMG d’établir des cibles pour améliorer le cabinet dans son ensemble et le rendre plus inclusif;
  • Tous les chefs d’unité opérationnelle de KPMG ont la responsabilité de régler les problèmes de diversité au sein de leur unité en faisant le suivi, la comparaison et l’évaluation de tous les résultats du sondage pour leur unité, année après année;
  • KPMG élabore aussi actuellement une fiche de rendement sur la diversité qui inclura des indicateurs de performance clé basés sur des facteurs comme les résultats du sondage, les taux de rétention du personnel et la participation communautaire d’une unité opérationnelle.

Meilleures pratiques

  • La collecte de renseignements au moyen du sondage annuel « Dites... » a aidé KPMG à faire le suivi de ses progrès, à comprendre qu’il n’est pas possible de surveiller ce que l’on ne mesure pas, à être proactif plutôt que réactif et à s’assurer que ses programmes sont efficaces :
  • De plus, la collecte annuelle de données au moyen du sondage a aidé KPMG à cerner les lacunes, les tendances et les sujets de préoccupation.

Leçons retenues

  • À moins que les personnes ne s’identifient elles-mêmes (p. ex., en tant que minorité visible ou que personne autochtone), des efforts additionnels et des initiatives originales sont requis pour faire le suivi et surveiller un groupe;
  • Lorsque des organismes rédigent des énoncés ou des questions pour un sondage annuel ou un autre outil, ils doivent essayer de concevoir des questions qu’ils souhaitent poser à long terme;
  • Il est acceptable de modifier les énoncés ou questions de temps à autre, mais si on les change trop souvent, il sera difficile de faire le suivi des réponses;
  • Il est utile de faire le suivi des recoupements dans l’identité des personnes et dans la façon dont elles vivent ou perçoivent le lieu de travail différemment;
  • Lorsque c’est possible, les organismes devraient ajouter aux données quantitatives des méthodes de collecte de données qualitatives, afin de mieux comprendre un problème et la façon de le régler;
  • Lorsque des préoccupations sont soulevées et que des modifications sont apportées, il ne faut pas s’attendre à ce que les choses changent immédiatement. Certaines questions peuvent être résolues rapidement, mais dans la plupart des cas, un changement de culture au sein d’un organisme est un processus à plus long terme.