Le devoir de prendre des mesures d'adaptation se limite aux mesures qui sont nécessaires pour tenir compte des besoins de la personne qui demande l'adaptation, sauf si une telle mesure cause un préjudice injustifié. C'est à la personne responsable d'adopter une mesure d'adaptation qu'il appartient de prouver qu'il y aurait préjudice injustifié. Chacune des solutions possibles doit être examinée pour déterminer si elle entraînerait un préjudice injustifié. Pour déterminer si oui ou non une mesure d'adaptation crée un préjudice injustifié, il faut considérer les facteurs suivants :
Coût : le coût comprend le coût réel actuel pour mettre en oeuvre la mesure d'adaptation ainsi que tous les coûts futurs qu'il est raisonnable de prévoir. Le coût pour la personne responsable de prendre la mesure d'adaptation peut comprendre les frais opérationnels, lesquels peuvent être assez significatifs pour constituer un préjudice injustifié.
Risques pour la santé et la sécurité : il faut prendre en considération les risques pour la santé et la sécurité de la personne qui demande la mesure d'adaptation ainsi que pour les autres employés et le public en général.
Il convient d'évaluer ces facteurs en tenant compte de la taille de l'organisme et de son fonctionnement, de la nature de ses activités et de ses capacités financières. On ne peut en aucun cas considérer comme un facteur valide les préférences des clients ou des collègues de travail lorsqu'on évalue si oui ou non une mesure d'adaptation crée un préjudice injustifié.
Le préjudice injustifié est un concept relatif. Une mesure d'adaptation particulière peut causer un préjudice injustifié à un employeur mais pas à un autre. Il est également possible qu'une mesure d'adaptation qui ne cause pas de préjudice à un employeur à présent puisse lui en causer à l'avenir. Cela peut se produire lorsque les circonstances changent; par exemple, le nombre d'employés demandant de se prévaloir d'une mesure d'adaptation peut augmenter de façon significative. Il est donc important de déterminer tous les facteurs pertinents pour déterminer si une situation correspond au critère de préjudice injustifié.