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Mount Sinai Hospital

Fondé en 1923, Mount Sinai Hospital (MSH) est un grand hôpital universitaire, de soins et de recherche, affilié à l’Université de Toronto. Depuis 2007, Media Corp Inc. nomme MSH l’un des meilleurs employeurs de la région du grand Toronto.

MSH aspire à une prestation de soins de santé proactifs de classe mondiale. L'hôpital veut également faire figure de chef de file national dans tous ses programmes de promotion de la diversité et des droits de la personne. Il lui importe que son personnel reflète la diversité de ses patients. En novembre 2006, MSH a confié à un consultant externe le soin de l’aider à mener un sondage auprès de sa main-d’œuvre pour en savoir plus sur son personnel, en particulier sur des caractéristiques comme la race, l’origine ethnique, les handicaps, l’orientation sexuelle, l’âge, le sexe, l’instruction, les langues et le lieu de résidence. MSH était la première institution de soins de santé de l’Ontario à se livrer à un recensement de sa main-d’œuvre d’aussi grande envergure.

Pourquoi mener une collecte de données?

• Un certain nombre de facteurs ont poussé MSH à procéder à ce recensement, dont les suivants :
• Le désir d’offrir un accès équitable aux soins, en tenant compte de l’éventail des besoins linguistiques et culturels, étant donné que MSH appartient au réseau local d'intégration des services de santé (RLISS) le plus socialement diversifié à Toronto^[1].
• La crainte que certains groupes fussent sous-représentés dans des postes de la haute direction.
• Le désir de comprendre la composition et les besoins de sa main-d’œuvre, de mesurer la réussite de ses efforts de diversité et d’appliquer cette compréhension à ses plans futurs.
• Une tradition de service aux membres de la société qui font face à la discrimination et à l’exclusion.
• La conviction, soutenue vigoureusement par le président et directeur général, que c'était la bonne solution.

Objectifs du recensement de la main-d'œuvre

Les principaux objectifs du recensement de la main-d'œuvre étaient d'aider MSH à atteindre les cibles suivantes :

• Devenir une institution de choix pour travailler, enseigner, faire de la recherche et faire du bénévolat, où les patients peuvent obtenir les meilleurs soins possible et où le personnel peut atteindre son potentiel dans un environnement inclusif et sans discrimination;
• Comprendre la composition de la main-d'œuvre de MSH et la comparer à la population externe et à la base de patients;
• Comprendre les besoins de la main-d'œuvre de MSH;
• Répondre aux besoins des patients et du grand public en étoffant la main-d'œuvre par le biais du recrutement de nouveaux employés et de la planification de la succession;
• Établir un modèle de soins de santé proactif de classe mondiale;
• Devenir un chef de file national sur le plan de la diversité et de programmes de promotion des droits de la personne.

Défis et planification

À l’étape de la planification de la collecte des données, MSH s'est heurté à quelques défis, notamment :

• Solliciter l’appui d’un grand nombre d’intervenants différents;
• Le caractère délicat des renseignements demandés, leur utilisation et leur confidentialité; 
• Le désir d’anonymat des travailleurs des soins de santé pour protéger leur vie privée et par peur de la discrimination, en particulier fondée sur l’orientation sexuelle ou un handicap mental;
• Le problème logistique de sonder 5 000 membres de son personnel, y compris ceux qui travaillent par quart et qui n’ont pas régulièrement accès à un ordinateur;
• La difficulté d'avoir à essayer de joindre 5 000 membres du personnel pour s'assurer que le plus grand nombre possible remplit le sondage dans le délai imparti.

Préparatifs pour le recensement de la main-d’œuvre

Pour relever les défis susmentionnés, MSH a pris les mesures suivantes avant d'entamer son recensement de la main-d'œuvre :

Ces sept dernières années, le bureau de la diversité et des droits de la personne (Diversity and Human Rights Office) de MSH, sous la direction du comité de la diversité et des droits de la personne de l’hôpital (Diversity and Human Rights Committee) et de Marylin Kanee, conseillère en diversité et droits de la personne de MSH, a déployé d’intenses efforts en vue de promouvoir les questions de droits de la personne et de favoriser une culture d’inclusivité et d’équité au sein de l’hôpital. Le bureau a obtenu la confiance et le soutien des hauts dirigeants de l’hôpital, en particulier le président et directeur général. Cette confiance et ce soutien étaient très importants pour la préparation de l’hôpital au sondage. Plusieurs activités ont été menées avant la mise en place du sondage, notamment :

Former, résoudre les plaintes, élaborer des politiques, et examiner les systèmes et procédures^[2];

• Faire participer tous les départements à la création du recensement, dont le bureau de la diversité et des droits de la personne, les ressources humaines, la santé et la sécurité au travail, le développement organisationnel et les services bénévoles;
• Collaborer avec un comité directeur à toutes les étapes;
• Établir un recensement volontaire, anonyme et confidentiel;
• Obtenir la collaboration des représentants syndicats et des médecins-chefs dès le début;
• Coopérer avec les chefs de service et des personnes qui peuvent servir de modèles à l’hôpital en les utilisant comme agents de communication;
• Inviter des représentants d'autres organismes qui ont effectué des sondages et des vérifications dans le lieu de travail à présenter les avantages obtenus;
• Faire participer l’équipe de communication à toutes les réunions et à l’examen des documents de communication;
• Déterminer une période de deux semaines pendant laquelle la majorité du personnel est disponible pour remplir le sondage;
• Concevoir une vaste stratégie de communication avec affiches, encarts dans les fiches de paie, annonces dans les bulletins, lettres au personnel de la part du directeur général et d’autres dirigeants de l’hôpital, et des foires aux questions à distribuer.

Administration du recensement de la main-d’œuvre

• Le recensement de la main-d’œuvre du MSH s’est déroulé du 14 au 27 mai 2007, et une semaine supplémentaire a été ajoutée.
• Le recensement comportait 50 questions et il fallait en moyenne 7 à 20 minutes pour le remplir, selon la maîtrise de la langue anglaise et d'autres facteurs.
• Les membres du personnel pouvaient remplir le questionnaire sur papier à la main ou utiliser des ordinateurs portables qui avaient été installés à certains endroits stratégiques de l’hôpital.
• Le personnel du bureau de la diversité et des droits de la personne et des membres du comité circulaient dans les halls d'entrée tous les jours avec des ordinateurs portables et des copies papier du sondage pour encourager le personnel à le remplir à la main ou en ligne. Ils étaient également là pour répondre aux questions et confirmer au personnel que le recensement était confidentiel et anonyme. Chaque unité et département de l'hôpital a reçu des copies papier du sondage et des ordinateurs portables ainsi que des rafraîchissements.
• Les travailleurs qui répondaient au questionnaire du recensement étaient admissibles à des récompenses s’ils remplissaient un bulletin et le déposaient dans une boîte dans l’entrée principale de l’hôpital.
• Un cabinet de consultants externe a administré le recensement, recueilli et stocké les données, et fait rapport des résultats généraux au MSH. Personne au MSH n’a vu les réponses individuelles.

Résultats clés

• 55 % de la main-d’œuvre ont rempli le recensement^[3], soit 2 475 employés^[4] ; 70 % des employés ont remplir le recensement en ligne.
• Les statistiques générales de recensement pour la région métropolitaine de recensement de Toronto ont été utilisées comme repère pour comparer les résultats internes du MSH par rapport à la population externe^[5].
• Il a été jugé que la main-d’œuvre du MSH représentait raisonnablement la collectivité qu’elle dessert.

Par exemple : 

• Les membres du personnel représentent plus de 100 cultures et catégories ethniques^[6] ;
• 57 % d’entre eux peuvent parler une langue autre que l’anglais;
• 38 % appartiennent à des groupes racialisés^[7] ;
• 6 % se sont identifiés comme ayant un handicap^[8] ;
• 5 %^[9] se sont identifiés comme gais, lesbiennes, bisexuels et en questionnement^[10] ou bi-spirituels^[11] et 1,1 % s’est identifié comme « transgenre » (GLBTBQ).

Par ailleurs, un tiers des immigrants formés à l’étranger présentait moins de probabilité d’utiliser leurs qualifications dans leur emploi (21 %) que les personnes formées ou nées ici (34 %). En outre, bien que la diversité soit bien présente dans les niveaux inférieurs et de supervision du personnel, les groupes divers (surtout les personnes racialisées) étaient sous-représentés dans les postes de la haute direction.

Donner suite aux résultats du recensement

• MSH a communiqué à grande échelle au personnel les résultats du recensement de la main-d'œuvre sous différentes formes : dans son bulletin interne Inside Sinai, sur le site intranet de MSH, dans des séances d'information pour les employés de l'hôpital, dans des ateliers organisés avec des chefs de service et des cadres supérieurs;
• MSH utilise les données pour déterminer où il existe des écarts entre la composition de sa main-d’œuvre existante et celle de la ville de Toronto;
• Il élabore des programmes, politiques et initiatives ciblés en vue de cerner les obstacles et les éliminer.

Par exemple :

• Il a mis en place une nouvelle politique en matière d’accès équitable à l’emploi, au recrutement et à l'embauche. MSH intègre les principes de protection des droits de la personne et de diversité dans les processus d'embauche, d'évaluation de la performance et de planification de la succession.
  • Pour aider les employés qui ont de la difficulté à faire reconnaître leurs qualifications, MSH cherche des moyens de faire reconnaître les compétences des bénévoles et du personnel. MSH s'est allié à Toronto Region Immigrant Employment Council (TRIEC) pour proposer des mentors aux professionnels formés à l'étranger, et noue des liens avec des organismes qui aident les personnes handicapées et les nouveaux immigrés à trouver un emploi.
  • Afin d'améliorer l'accès pour les personnes handicapées, MSH a organisé des groupes de réflexion avec des patients afin de mieux comprendre ce qu'ils vivent, et dispense une formation sur le service à la clientèle aux termes de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
  • Dans l’objectif de promouvoir le traitement respectueux des membres GLBTBQ de son personnel, MSH a conçu une campagne de communication antihomophobie/transphobie ainsi que des affiches et brochures sur le thème « L’équité, c’est bon pour la santé ».
• Le prochain recensement de la main-d'œuvre de MSH est prévu pour 2011.

Meilleures pratiques

• Établir une équipe de dirigeants solide qui encourage une culture du respect, de l’inclusion et de l’équité;
• Obtenir le soutien et les témoignages de modèles reconnus dans des départements clés de l’organisme;
• Rendre les gens et les ressources disponibles pour mettre en oeuvre une vaste stratégie de communication;
• Faire en sorte que le recensement soit le plus facile possible à remplir. Par exemple, en proposant des versions faciles à utiliser sur papier ou en ligne pour les endroits facilement accessibles dans l'organisme;
• Offrir des incitatifs créatifs pour participer au sondage (comme des rafraîchissements et des récompenses);
• Donner aux gens la possibilité de poser leurs questions et d’exprimer leurs préoccupations;
• Faire un suivi et communiquer les résultats du recensement au personnel;
• Quel que soit le taux de participation, utiliser le recensement comme un outil utile pour se renseigner sur l’organisme et sensibiliser le personnel à certains aspects.

Leçons retenues

• Veiller à ce que le recensement comporte un nombre gérable de questions claires^[12] ;
• Le fait que le recensement était anonyme limitait la capacité d’établir des lacunes et de suivre les progrès dans les unités et directions^[13] ;
• Il est utile d'avoir une connaissance de base de la terminologie et des processus liés à l'équité en matière d'emploi;
• Les organismes qui n'ont pas la capacité interne d'examiner les résultats bruts du recensement devraient recourir aux services d'un consultant externe de bonne réputation pour procéder à l'analyse des données.