Un employeur peut se servir du présent modèle afin de s’assurer de satisfaire aux besoins d’adaptation prévus par le Code en s’assurant de consulter l’employé en question. Ce formulaire représente un point de départ des discussions et doit être modifié afin de tenir compte des exigences particulières de chaque personne. Au besoin, l’employeur peut joindre des feuilles au formulaire. Des copies électroniques du formulaire peuvent être téléchargées à partir du site Web de la Commission, à : www.ohrc.on.ca.
On peut demander à l’employé d’apposer ses initiales sur le formulaire pour confirmer que l’employeur et lui-même collaborent au processus. Le refus d’apposer ses initiales peut révéler que l’employeur doit d’abord régler un problème propre au processus ou à la nature de l’adaptation avant de poursuivre l’évaluation. L’employé ne doit pas être tenu d’apposer ses initiales sur le formulaire pour que l’employeur prennent les mesures d’adaptation voulues.
Le présent document et tous les renseignements qu’il renferme sont confidentiels, quoique l’employé ou son représentant ou ses représentants puissent, sur demande, prendre connaissance du modèle dans son ensemble et de tout renseignement qu’il contient.
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Nom de l’employé :______________________________________________________________
Entité administrative
(ministère, service, direction) :_____________________________________________________
Poste :________________________________________________________________________
Principes, politiques et procédures en matière d’adaptation
L’employeur est tenu de satisfaire aux besoins d’adaptation prévus par le Code [comme la croyance et la religion, un handicap, l’état familial et le sexe (dont la grossesse et l’identité sexuelle] dans la mesure où cela ne lui cause aucun préjudice injustifié.
L’employé a-t-il été avisé de cette obligation ou en a-t-il été mis au courant, par exemple, en lui faisant prendre connaissance d’une politique visant les mesures d’adaptation?
OUI ◻
NON ◻
Les entreprises sont censées avoir pris des mesures pour prévenir et éliminer la discrimination. L’élaboration d’une politique et de procédures visant les adaptations constituent un volet essentiel d’une telle stratégie.
L’entreprise possède-t-elle une politique et des procédures en matière d’adaptation?
NON ◻
OUI ◻
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Poste
Il faut tout d’abord déterminer quelles sont les tâches essentielles et accessoires ainsi que les objectifs de rendement propres au poste. Les tâches essentielles correspondent aux obligations fondamentales dont doit s’acquitter la personne occupant le poste et déterminent la classification du poste. Les obligations accessoires sont celles qui n’auraient aucune répercussion sur le poste si elles n’étaient pas remplies ou qui peuvent être réaffectées ou éliminées. Ces renseignements de base seront utiles au choix des possibilités d’adaptation.
Quelles sont les tâches essentielles du poste qu’occupe l’employé? Au besoin, joindre une autre feuille ou une description d’emploi.
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Quelles sont les tâches accessoires du poste?
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Objectifs de rendement :
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Besoins d’adaptation
Dans certains cas, c’est l’employé qui demande à l’employeur de prendre des mesures d’adaptation. Dans d’autres, l’employeur peut aborder le sujet avec un employé, par exemple, lorsqu’il observe que la personne a du mal à remplir ses fonctions, mais qu’elle ne lui a pas encore demandé de prendre les mesures d’adaptation nécessaires.
Date à laquelle le(s) besoin(s) a été/ont été identifié(s) :_________________________________
Comment le(s) besoin(s) a-t-il/ ont-ils été identifié(s)?___________________________________
Quel(s) est/ sont le(s) besoin(s) identifié(s)? Préciser s’il(s) s’applique/s’appliquent aux tâches essentielles ou accessoires du poste de l’employé.
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Les demandes de mesures d’adaptation peuvent faire référence à plus d’un motif prévu au Code. Par exemple, une employée qui doit s’occuper de son enfant handicapé pourrait demander des adaptations en évoquant l’association à une personne handicapée ou son état familiale. Un employé âgé atteint de troubles cardiaques pourrait nécessiter des mesures d’adaptation en raison de son état et de son âge. Vérifier si des politiques de la Commission traitent de telles situations.
Motifs applicables prévus au Code :_________________________________________________
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Politiques applicables de la Commission :____________________________________________
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Les renseignements à recueillir seront plus ou moins détaillés selon les circonstances et doivent porter sur les limites de la personne ou les besoins dont les mesures d’adaptation doivent tenir compte. L’employeur ne doit pas demander de rapports ou de renseignements médicaux détaillés. Les données doivent identifier les mesures requises pour que l’employé puisse accomplir les tâches essentielles établies de bonne foi par l’employeur et permettre à celui-ci de déterminer les mesures d’adaptation à prendre pour satisfaire aux besoins de la personne (et non pas à contester le bien-fondé des besoins).Un employé ne devrait pas être tenu, dans tous les cas, de fournir l’avis d’un expert confirmant ses besoins d’adaptation.. Par exemple, une femme enceinte ne devrait pas être tenue de fournir un certificat médical pour démontrer qu’elle doit s’interrompre plus souvent dans son travail pour se rendre à la salle des toilettes. Il faut accepter les notes de spécialistes à moins d’avoir un motif de croire qu’ils ne sont pas valables (par exemple, l’employeur ne doit pas exiger une note d’un spécialiste ou du médecin de l’entreprise à moins d’avoir un motif légitime de soupçonner que les renseignements fournis sont erronés).
Documents à l’appui demandés :___________________________________________________
Date de réception et type de documents remis :_______________________________________
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Autres renseignements ou évaluation demandés :______________________________________
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Raisons justifiables de la demande de renseignements supplémentaires :
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Normes, règles, politiques ou pratiques inclusives
Si le besoin d’adaptation est le fait d’une règle ou d’une norme (ou d’une pratique ou d’une politique) de l’entreprise, il faut déterminer s’il s’agit d’une exigence établie de bonne foi (EBF). Cela veut dire que la règle, le cas échéant, doit être inclusive et intégrer la notion d’adaptation – en plus de prévoir des mesures d’adaptation pour les besoins particuliers non satisfaits. Joindre des feuilles supplémentaires au besoin.
Règle ou norme à analyser :_______________________________________________________
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Analyse de l’EBF réalisée par :_____________________________________________________
Date :________________________________________________________________________
Éléments de l’analyse de l’EBF
Compte tenu des renseignements fournis ci dessus, comment pourrait-on repenser la règle ou la norme pour mieux se conformer aux dispositions du Code – et ainsi faire en sorte, par exemple, de tenir compte plus adéquatement des différences individuelles et de ne pas faire subir un fardeau injustifié aux personnes visées?
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Prochaines étapes :_____________________________________________________________
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Partenaires, ressources ou soutiens en matière d’adaptation
L’adaptation est une responsabilité partagée. Les superviseurs, supérieurs immédiats, les cadres supérieurs et les syndicats doivent mettre leurs efforts en commun et collaborer avec les employés touchés afin d’élaborer et de mettre en œuvre des solutions créatrices en matière d’adaptation.
Nom et titre de poste de la personne¤des personnes éventuellement tenue(s) de satisfaire aux besoins d’adaptation :
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Une ou plusieurs personnes doivent être chargées de s’assurer que le processus d’adaptation est amorcé au moment opportun et qu’il aboutisse à des mesures concrètes. Ces personnes doivent connaître les principes pertinents de l’adaptation et posséder la formation nécessaire à sa planification. Les besoins supplémentaires en formation doivent être identifiés.
Nom de la personne directement responsable de la planification et de la mise en oeuvre :
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Formation, développement des compétences ou renseignements reçus :
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Autre formation nécessaire en matière d’adaptation :
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Demande de formation :__________________________________________________________
À qui est-elle adressée? :_________________________________________________________
Date :________________________________________________________________________
Les organismes communautaires, les professionnels de la santé, les services de counselling, les membres de la famille ou des tiers pourraient jouer un rôle utile dans la recherche et la mise en application de solutions.
Quelle tierce partie a été retenue tant par l’employé que par l’employeur pour aider à mettre en place la mesure d’adaptation?
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Établissement d’un plan d’adaptation personnalisé
Il faut mettre en place des mesures d’adaptation à un moment opportun. Le plan établi à cette fin doit permettre à l’employeur de tenir compte des besoins individualisés de l’employé tant sur le plan du processus que sur le plan de la nature de l’adaptation. L’employé doit participer activement à la recherché de solutions. Les mesures d’adaptation correspondant le mieux aux besoins doivent être prises, à moins qu’il n’en découle un préjudice injustifié. Le recours au critère du préjudice injustifié doit être fondé sur des motifs plausibles. Même si les mesures d’adaptation correspondant le mieux aux besoins ou si les coûts ponctuels qui y sont associés causent un tel préjudice, le scénario du deuxième choix ou celui des mesures progressives devrait être retenu temporairement. Les adaptations doivent être personnalisées et faire l’objet d’évaluations périodiques pour tenir compte de l’évolution des besoins ou des changements organisationnels.
Processus d’adaptation
Le processus qui consiste en la sélection, la mise en oeuvre et la surveillance des mesures d’adaptation revêt autant d’importance que la nature même des adaptations offertes. Le processus peut nécessiter des mises à jour périodiques. La pratique exemplaire serait d’implanter une procédure qui peut être personnalisée, au besoin.
Décrire la procédure qui doit être retenue dans ce cas : calendrier, objectifs, évaluations, collecte des renseignements, surveillance, problèmes éventuellement créées par les autres employés. Joindre une autre feuille au besoin.
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L’employé a été consulté pendant l’élaboration du processus.
OUI ◻
NON ◻
Nature de l’adaptation
Une gamme de possibilités, dont celles que proposent l’employé, des consultants impartiaux ou des représentants du syndicat doivent être retenues et chacune évaluée. Il ne faut jamais ignorer les propositions de l’employé sans les étudier auparavant..
Objectifs des mesures d’adaptation :
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Énumérer tous les scénarios possibles qui permettraient de tenir compte des besoins particuliers et d’atteindre les objectifs ci-dessus.
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Quelles mesures répondant le mieux aux besoins seront prises? Joindre une autre feuille au besoin. Cette section sert à l’analyse détaillée qui doit être faite des cas où les mesures correspondant le mieux aux besoins ne sont pas retenues parce qu’elles créeraient un « préjudice injustifié ».
Adaptation, scénario 1 :__________________________________________________________
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Pourquoi est-ce le meilleur scénario :________________________________________________
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Date à laquelle le scénario a été retenu :_____________________________________________
L’employé a-t-il participé activement à la sélection?
OUI ◻
NON ◻
Adaptation – scénario 2 :_________________________________________________________
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Pourquoi n’est-il pas le plus approprié :______________________________________________
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Date à laquelle le scénario a été retenu :_____________________________________________
L’employé a-t-il participé activement à la sélection?
OUI ◻
NON ◻
Pour mettre en oeuvre les solutions retenues, l’employeur peut avoir besoin d’autres conseils d’experts ou l’accord d’un tiers ou devoir commander le matériel requis – ce qui peut prendre un certain temps. Dans d’autres circonstances, il peut simplement s’agir de renoncer à une condition d’ une politique ou de permettre à un employé de changer ses heures de travail – ce qui peur être fait sur-le-champ. Tout scénario ou partie de scénario n’exigeant aucune préparation devrait être employé immédiatement. La section qui suit sert à la description détaillée des scénarios qui entraîneraient un « préjudice injustifié ».
Adaptation, scénario 1 :__________________________________________________________
Étapes d’exécution :_____________________________________________________________
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Responsable(s) :________________________________________________________________
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À qui doivent-ils rendre compte?___________________________________________________
Responsabilités :_______________________________________________________________
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Échéance :____________________________________________________________________
Date de mise en œuvre :_________________________________________________________
L’employé a-t-il participé activement à la sélection, à la planification et à la mise en œuvre?
OUI ◻
NON ◻
La formation joue souvent un rôle crucial dans le succès d’un plan d’adaptation. Il peut être déterminant tant pour la personne à qui les adaptations sont destinées que pour les collègues qui peuvent être tenus de remplir des tâches supplémentaires (lorsque l’adaptation vise une personne limitée physiquement) qui peuvent créer un climat malsain (par exemple, en faisant des blagues pour cacher que les gens sont mal à l’aise face à un employé qui a changé de sexe).
Besoins relevés à l’égard de la formation :
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Responsable(s) :________________________________________________________________
Sujet de la formation :____________________________________________________________
Date à laquelle la formation s’est terminée :___________________________________________
Une fois que les mesures d’adaptation sont prises, il faut en faire le suivi et y apporter des changements pour tenir compte de l’évolution des besoins des employés visés. Les changements peuvent être effectués de façon informelle, quoiqu’il soit conseillé de les planifier à l’avance pour ne pas l’oublier. Il faut également évaluer les incidences des changements organisationnels sur les adaptations personnalisées. Joindre des feuilles supplémentaires au besoin
Scénario 1 :____________________________________________________________________
Délai d’exécution de l’évaluation :__________________________________________________
Date de l’évaluation :____________________________________________________________
Réalisée par :__________________________________________________________________
Résultats et suivi :_______________________________________________________________
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Date de la prochaine évaluation :___________________________________________________
L’employé a-t-il participé activement à l’évaluation des mesures d’adaptation.
OUI ◻
NON ◻
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Préjudice injustifié
Le Code et les principes directeurs de la Commission énumèrent trois facteurs dont on peut tenir compte pour déterminer si les adaptations sont susceptibles de donner lieu à un préjudice injustifié : notamment les coûts, les sources de financement externes ainsi que la santé et la sécurité. Cette évaluation est fondée sur des facteurs objectifs. Un employeur qui refuse de prendre les mesures d’adaptation nécessaires en raison d’allégations non fondées de préjudice injustifiable est susceptible de faire l’objet de plaintes pour atteinte aux droits de la personne. Il faut remplir toutes les sections qui suivent pour chaque mesure d’adaptation pour lesquelles un préjudice injustifiable est prétendu. Joindre des feuilles supplémentaires au besoin.
Description des mesures d’adaptation sur lesquelles portent les allégations de préjudice injustifié :
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Coût
Quels sont les coûts associés aux mesures d’adaptation?_______________________________
Sur quels facteurs se fonde cette estimation? Joindre les renseignements à l’appui.
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Quel serait l’incidence de ces coûts sur l’entreprise le budget global ou la viabilité de l’entreprise et sur ses possibilités de satisfaite aux besoins d’adaptation?
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Sur quels facteurs se fonde cette estimation? Joindre les documents à l’appui comme les états financiers ou les livres comptables.
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Sources de financement
L’employeur doit examiner toutes les sources possibles de financement avant de conclure qu’il ferait l’objet d’un préjudice injustifié (par exemple, en faisant des demandes de subventions ou d’autres types de financement auprès de l’administration centrale). Joindre des feuilles supplémentaires au besoin.
Quels sont les sources de financement externes éventuelles?
Source possible - 1:_____________________________________________________________
Date de la communication :_______________________________________________________
Lettre, courriel ou téléphone :______________________________________________________
Nom de la personne :____________________________________________________________
Date de présentation de la demande :_______________________________________________
Résultat obtenu :________________________________________________________________
Source possible – 2 :____________________________________________________________
Date de la communication :_______________________________________________________
Nom de la personne :____________________________________________________________
Date de présentation de la demande :_______________________________________________
Résultat obtenu :________________________________________________________________
Santé et sécurité
Il faut évaluer les risques pour la santé et la sécurité APRÈS avoir pris les mesures d’adaptation nécessaires. L’évaluation doit reposer sur des preuves et des faits et non pas sur des hypothèses. Il faut également prendre en compte que les dispositions du Code ont prévalence sur d’autres lois et règlements, à moins que le Code ne le précise en particulier, il faut s’y conformer, sous réserve d’un préjudice injustifié. Dans certains cas, les risques de santé et de sécurité qu’entraîne l’adaptation peuvent constituer un préjudice injustifié bien que cela ne puisse être supposé.
Joindre des feuilles supplémentaires si plus qu’un risque de santé et de sécurité doivent être évalués. Joindre également tous les documents ou rapports pertinents qui ont été rédigés au cours de l’évaluation.
Risque possible pour la santé et la sécurité – 1 :______________________________________
Lois ou règles pertinentes :
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Organismes de réglementation, autorités chargées de l'application des lois ou tierces parties pertinents :
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Nom de l’organisme :____________________________________________________________
Nom de la personne consultée :____________________________________________________
Titre de poste :_________________________________________________________________
Date de la communication :_______________________________________________________
Date de l’avis d’un expert ou de l’organisme :_________________________________________
Réponse ou conseils obtenus (joindre les documents pertinents) :
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La réponse obtenue de l’organisme tient-elle compte de la primauté du Code?
OUI ◻
NON ◻
L’autre organisme a-t-il avisé s’il existait des cas précis d’exonération? Dans la négative, comment l’organisme impartial explique-t-il son avis?
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Mesures prises pour concilier l’obligation d’adaptation de l’employeur et ces dispositions contradictoires (Pour obtenir des conseils, communiquer avec la Commission) :
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Documents reliés aux décisions fondées sur le critère du préjudice injustifié
Le fait de décider de ne pas prendre des mesures d’adaptation nécessaires parce qu’elles entraîneraient un préjudice injustifié est lourde de conséquences. Une telle décision peut se traduire par d’importantes incidences pécuniaires et d’autres natures. Elle ne devrait être prise que par les cadres supérieurs des entreprises et se fonder sur les documents et les preuves recueillies dans chacune des sections précédentes du présent formulaire.
Description des mesures d’adaptation refusées parce qu’elles créeraient un préjudice injustifié :
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Date de la prise de décision :______________________________________________________
Nom du décideur :______________________________________________________________
Titre de poste :_________________________________________________________________
Signature :____________________________________________________________________
Résumé des raisons qui justifient la décision
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Date à laquelle l’employé a été informé :
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Solution de rechange : mesures du scénario du deuxième choix, mesures provisoires ou mesures progressives :
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Plan à long terme pour tenir compte des besoins des employés pour lesquelles aucune mesure n’a été prise :
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Autres observations :
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