1. Contexte

Après une longue procédure d'auditions concernant une plainte déposée en vertu du Code des droits de la personne, par Michael McKinnon, contre le ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels, il a été proposé qu’un groupe de travail mixte, composé de représentants des trois parties, soit créé afin de soutenir les initiatives de changement du MSCSC et d’aider la CODP à veiller à ce que les changements protègent l’intérêt public.

2. Objectif et durée du projet

Le projet des droits de la personne a pour objectif de soutenir, pendant une durée limitée, les initiatives continues du MSCSC visant à repérer et éliminer toute discrimination dans le domaine de l’emploi contre ses employés et dans le domaine de la prestation des services par le ministère. Les activités nécessaires pour atteindre ces objectifs sont décrites dans le présent document sous le terme le « projet ». Le projet a une durée maximale de trois ans, qui peut être prolongée sur consentement des trois parties.

La présente charte de projet présente en détail les rapports convenus qui lieront les trois parties pour atteindre ces objectifs. Les trois parties conviennent que la charte de projet est une entreprise conjointe destinée à régler les questions décrites dans la charte et qu'elle ne constitue pas un aveu de responsabilité du MSCSC à l’égard de ces questions en ce qui concerne toute plainte antérieure, actuelle ou future ou toute autre instance judiciaire contre le MSCSC.

La charte de projet reconnaît la suprématie du Code des droits de la personne (le Code) et ne limite en rien les pouvoirs et obligations de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) établis par le Code.

3. Approche du projet

Le projet est soutenu par les hauts dirigeants des trois organismes, la commissaire en chef de la CODP, les sous-ministres du MSCSC et du MSG servant de répondants du projet. Un groupe exécutif, composé d’un membre de chaque organisme et de substituts désignés, sera nommé par le comité des répondants du projet pour coordonner tous les aspects du projet, dont la liste des préoccupations, la production des ordres du jour, la préparation du matériel de base et l’obtention des approbations nécessaires auprès des répondants du projet pour tous les points importants à l’ordre du jour.

Le groupe exécutif créera des comités pour administrer les objectifs du projet : chaque comité aura au moins un représentant de chacun des trois organismes.

Un groupe de travail composé de responsables des comités travaillera avec le groupe exécutif à la coordination des activités des comités. Le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO) peut également affecter un représentant au groupe de travail. Les comités et le groupe de travail se réuniront plus fréquemment que le comité des répondants du projet. Tous les groupes et comités doivent assurer une représentation uniforme : les représentants ne doivent pas envoyer des substituts à moins que le groupe ou le comité l’ait expressément accepté.

Tous les comités et groupes s’efforceront d’atteindre leurs objectifs par consensus. Si un consensus ne peut pas être atteint, la question doit être renvoyée au prochain niveau pour examen. Au cas où une affaire serait soumise aux répondants du projet et qu’ils ne parviendraient pas à se mettre d’accord sur une solution, les parties conviennent de renvoyer la question à la médiation, et, si nécessaire, à l’arbitrage exécutoire avec Michael Gottheil sur un point particulier, tout en poursuivant leur travail.

Le MSCSC établira un groupe consultatif externe composé de personnes extérieures à la fonction publique de l’Ontario qui sont spécialisées dans les affaires autochtones, les droits de la personne et les changements organisationnels. Le groupe consultatif externe prodiguera des conseils aux répondants du projet sur demande. Le groupe consultatif externe recevra tous les renseignements de base nécessaires et pertinents.

Il est convenu que le MSCSC est responsable de ses propres changements opérationnels. Le rôle de la CODP sera de prodiguer des conseils au MSCSC sur ses initiatives de changement continues, de contribuer à l’élaboration des objectifs de changement et de rendre compte de l’avancement des initiatives du MSCSC.

Une liste initiale des objectifs de changement convenus figure à l’Annexe A de la présente charte et contient les objectifs suivants : (A) Affaires autochtones, (B) Recrutement, Sélection, Promotion et Maintien en poste, (C) Formation, (D) Responsabilisation et (E) Conception du système de traitement et de suivi de la PDHT. Tout au long du projet, des modifications aux objectifs de changement pourraient s’imposer. Si les trois répondants du projet acceptent une modification proposée, des objectifs de changement révisés seront rédigés et ajoutés à la présente charte de projet en tant qu’annexes.

Réunions du comité des répondants du projet

Le projet sera dirigé par le comité des répondants du projet. Ce dernier se réunira régulièrement et aura les caractéristiques et fonctions suivantes :

1. Seuls les répondants du projet sont des membres dotés du droit de vote du groupe des répondants.
2. Le groupe exécutif élaborera l’ordre du jour des réunions du comité des répondants du projet et participera aux réunions.
3. Deux répondants constitueront un quorum à des fins de discussion. Tous les répondants doivent être présents pour voter sur les approbations.
4. D’autres membres du personnel des trois organismes peuvent assister aux réunions du groupe des répondants du projet à la discrétion des répondants du projet.
5. La participation de la CODP peut inclure le directeur général.
6. Des réunions auront lieu au moins une fois par trimestre, à moins que les répondants du projet n’en décident autrement.
7. Les réunions se tiendront dans les bureaux du MSCSC, à moins que les répondants du projet n’en décident autrement.
8. Le MSCSC désignera des membres de son personnel pour régler la logistique des réunions et préparer les procès-verbaux. Les procès-verbaux seront approuvés par les répondants du projet.
9. La CODP, le MSCSC et le MSG désigneront chacun une personne-ressource pour faciliter les communications continues.
10. Toutes les parties conviennent que l’utilisation de substituts et/ou de représentants intérimaires n’est pas autorisée au sein du groupe des répondants, en raison de la nécessité de prendre des décisions rapides et de la nature sensible de certaines questions.
11. Le MSCSC présentera un compte rendu formel des initiatives de changement à chaque réunion.
12. La CODP sera responsable de la rétroaction et exprimera les préoccupations soulevées par le compte rendu.
13. Le comité des répondants du projet examinera l’avancement du projet une fois par année, en modifiant la présente charte au besoin. Après trois ans, un examen et une évaluation seront entrepris afin de déterminer si le projet est achevé ou s’il devrait se poursuivre. La décision de poursuivre le projet doit être acceptée par toutes les parties.
14. Étant donné que des sujets sensibles vont probablement être abordés, les débats du comité des répondants du projet et du groupe exécutif seront maintenus confidentiels, à moins que les parties n’en conviennent autrement et qu’elles soient légalement autorisées à divulguer de l’information.

4. Rapports

La CODP, le MSCSC et le MSG feront état de l’avancement de leurs activités à l’interne et au grand public, comme indiqué ci-dessous.

1. Des procès-verbaux détaillés seront distribués après chaque réunion selon la liste de distribution ci-dessous.

1. Un rapport annuel interne sera élaboré conjointement afin d’examiner l’avancement du projet.
2. Les sous-ministres du MSCSC et du MSG rendront compte des progrès au secrétaire du Conseil des ministres une fois par année.
3. La CODP rendra la charte de projet des droits de la personne publique dès qu’elle sera signée, ainsi que toute modification qui y sera apportée.
4. La Commission rendra compte de l’avancement des initiatives entreprises en vertu de la charte de projet dans son rapport annuel aux termes de l’article 31.6 du Code des droits de la personne.
5. Des rapports spéciaux sur des questions précises seront produits au besoin.

5. Indicateurs de réussite et évaluation du projet

Le comité des répondants du projet et le groupe exécutif établiront les indicateurs de réussite pour le projet et créeront un plan d’évaluation au cours des six premiers mois du projet, qui mesurera, par la collecte de données et d’autres méthodes, la réussite d’éléments précis du projet ainsi que l’atteinte des objectifs pendant la durée du projet.

6. Présomptions et défis

Les parties comprennent les défis inhérents au projet. Par exemple, les changements risquent de rencontrer une forte résistance de la part des intervenants internes et externes. Les parties reconnaissent que l’omission perçue de répondre aux préoccupations en matière de droits de la personne que suscite le projet risque d’aggraver le ressentiment des collectivités et des groupes.

Le projet repose sur les présomptions suivantes :

• Les parties demeureront déterminées à atteindre les objectifs énoncés;
• Les parties fourniront suffisamment de ressources pour atteindre les objectifs du projet;
• Les parties s’engageront à fournir des réponses et approbations en temps opportun si nécessaire.